Как составить отчёт о проделанной работе в первый раз. Почему нужно уметь правильно отчитаться о работе. Зачем нужен отчет о проделанной работе
ОТЧЕТ
МО «Рабочий поселок Лиман»
за 2013 год
Жилищно - коммунальное хозяйство является особенной сферой, результаты реформирования и развития, которой в значительной степени влияют на уровень жизни населения. Основной показатель, по которому люди судят о работе жилищно-коммунальной сферы - это эффективность и качество предоставляемых услуг. Главный вопрос – это техническое переоснащение, обновление материальной базы, внедрение новых энергосберегающих технологий. В настоящее время коммунальное хозяйство определило цель в проведение единой политики реформирования, которое определяет основные задачи приоритетов, масштабов и механизмов реформирования и модернизации коммунального хозяйства, а так же снижение эксплуатационных затрат на производство услуг.
Для осуществления указанных целей предприятие оказывает жилищно-коммунальные услуги населению, бюджетным и хозрасчетным предприятиям: - водоснабжение , водоотведение, теплоснабжение , полив приусадебных участков. Услуги по предоставлению данным абонентам предоставлялись в срок и в полном объеме.
Муниципальное унитарное предприятие «Лиманское» получило в хозяйственное ведение имущество и осуществляет самостоятельную деятельность, действует на принципах хозяйственного расчёта, отвечает за результаты своей производственно - финансовой деятельности и выполнение налоговых обязательств. Основной задачей для предприятия ЖКХ и поселковой администрацией является как можно больше произвести реконструкции объектов, при этом подготовить проектную документацию . Для обеспечения бесперебойной, безаварийной работы объектов коммунального комплекса поселка, необходимо проведение своевременных плановых и внеплановых работ оборудования. Так с 2012 на 2013 гг. была завершена реконструкция котельной № 1 в полном объеме, также была произведена настройка всего оборудования. В 2013 году была проведена большая работа по замене тепловых сетей:
От котельной № 1 до ЛЦРБ в количестве 540 метров;
От ул. Кирова д.51 до ЛЦКиД в количестве 480 метров.
В связи с заменой данных трасс, абонентам услуга теплоснабжения в отопительный период была предоставлена в полном объеме.
За весь отопительный период гг. аварийных ситуаций не было, за исключением тех абонентов, у которых не исправна система внутренней разводки, но работники ЖКХ принимали все меры по предоставлению услуги. В связи с недоработкой подрядной организацией, работниками ЖКХ были устранены в основном все недоработки, что сократило расход природного газа на 45%. Также была настроена автоматика по учету расхода газа за данный период, что позволило ЖКХ предоставить тепловую энергию согласно теплового графика данной температуры. В связи с требованиями Регионгаза, администрацией ЖКХ, тариф на тепловую энергию был установлен на 6 месяцев, что позволило сократить задолженность по оплате за природный газ. Большую помощь в решении данных проблем, а также в замене тепловых сетей оказала администрация «Рабочий поселок Лиман». Была разработана программа по замене тепловых сетей. Общая задолженность за отопление на 01.01.2014 г. составила 1951 тыс. руб.
Работниками ЖКХ принимались все меры по ликвидации аварийных ситуаций на питьевом водопроводе . В период с 2013 на 2014 гг. для работников водопровода ЖКХ стал годом испытаний на прочность, так как в неделю происходило до 12 аварий на водопроводе. Особенно это касается ул. Героев, Куйбышева, Урицкого, Свердлова, Мира, где находятся ветхие водопроводные сети . Кроме этого в осенне-зимний период особое беспокойство доставили частные врезки, работникам ЖКХ приходилось работать не только рабочий день, но и в ночные часы. Во время работы в ночное время была задействована вся техника, и расходы по ликвидации аварий производились за счет ЖКХ. Абоненты данных аварий просто отказывались платить за устранение аварий. Все мероприятия по взысканию расходов за аварии частных врезок, администрацией ЖКХ приходится взыскивать в судебном порядке. Общая задолженность по водоснабжению на 01.01.2014 г. составляет 2156 тыс. руб.
Услуга по канализации и очистке выгребных ям предоставлялась в полном объеме. Замечаний по ликвидации аварий на канализационных сетях от абонентов не поступало. Все аварии устранялись в кратчайшие сроки. Основной проблемой по канализации остаются сети от ул. Героев 28 «а, б,в» до ул. Кирова, все сети пришли в негодность за время эксплуатации. Данный участок запланирован на реконструкцию. Администрацией ЖКХ были приняты все меры по ликвидации аварий, была произведена замена стального трубопровода на ПХВ в количестве 270 метров, что позволило избежать утечки канализационных стоков с сети канализации. Кроме этого предприятием ЖКХ было приобретено насосное оборудование на сумму 38 тыс. руб. на КНС № 2. Особую обеспокоенность оставляет ул. Кирова, так как множество домов остались без обслуживания управляющей компании. Обслуживание по выгребным ямам оставляет желать лучшего, так как многие абоненты не выполняют правила устройства выгребных ям, которые должны быть изолированы от грунтовыхвод, но при этом отказываются от оплаты за дренаж. Предприятием ЖКХ были приняты все меры для своевременного устранения аварий на канализационных сетях. Абоненты получили услугу в полном объеме. Задолженность по водоотведению и жидким нечистотам на 01.01.2014 г. составила 1008 тыс. руб.
Своевременно был начат поливной сезон 2013 года. Предприятием ЖКХ были приняты все меры для устранения всех аварий на техническом водопроводе. Особую проблему составляют сети по ул. Мира, Кочубея, поселок микрорайона Райгаза. Но это проблема не ЖКХ, так как по инициативе старой власти насосная станция технического водопровода была реконструирована на отдаленную точку от поселка Лиман, более 850 метров сети технического водопровода не задействована. Администрацией ЖКХ с 1989 года поднимался вопрос о переносе насосной станции на участок возле ЖКХ. С озера при этом прекратится замор рыбы и устранится запах в осенний период, как было сделано работниками ЖКХ для подачи технической воды для населения п. Дачный (проложены сети технического водопровода в количестве 1500 метров). А также есть проблема в поселке Райгаза, так как на данном участке это второй подъем, первый подъем был реконструирован из-за отсутствия расчетов. Была проложена стальная труба ф. 300 м., которая пришла в негодность еще при монтаже. Общая задолженность по техническому водоснабжению на 01.01.2014 г. составляет 899 тыс. руб.
В целом по предприятию получено доходов 28955 тыс. руб. при этом произведено расходов на сумму 33247 тыс. руб. В результате чего получены убытки в сумме 4292 тыс. руб.
Анализ хозяйственно-финансовой деятельности за г.
МУП «Лиманское» ЖКХ МО «Рабочий поселок Лиман»
№ п/п | Наименование цехов | Ед. изм | Отчет 2012 г . | Отчет 2013 г . | %роста в сравнении с 2012 г. |
1. | Водопровод | ||||
Реализовано | т. куб. м | 210,3 | 208,9 | 99,3 |
|
Доходы | т. р. | 10708,6 | 10983,1 | 102,6 |
|
Расходы | т. р | 10596,9 | 10828,8 | 102,0 |
|
Результат | т. р. | 111,7 | 154,3 | ||
2. | Канализация Реализовано | т. куб. м | 55,0 | 57,1 | 104,0 |
Доходы | т. р. | 2507,2 | 2723,2 | 108,0 |
|
Расходы | т. р | 3228,9 | 3406,1 | 105,5 |
|
Результат | т. р. | 721,7 | 682,9 | ||
3. | Теплоэнергия Реализовано | Г. кал | 10888 | 11496,7 | 105,6 |
Доходы | т. р. | 9388,6 | 10283,2 | 109,5 |
|
Расходы | т. р | 13024,3 | 13887,6 | 106,6 |
|
Результат | т. р. | 3635,7 | 3604,4 | ||
4. | Вывоз жидких нечистот Реализовано | т. куб. м | 28,5 | 28,6 | |
Доходы | т. р. | 1621,4 | 1674,3 | 103,2 |
|
Расходы | т. р | 1568,0 | 1616,7 | 103,1 |
|
Результат | т. р. | 53,4 | 57,6 | ||
5. | Водопровод технический | кол-во сот. | 5600 | 5600 | |
Доходы | т. р. | 3993,7 | 2704,9 | 67,7 |
|
Расходы | т. р | 3940,5 | 2648,4 | 67,2 |
|
Результат | т. р. | 53,2 | 56,5 | ||
6. | Дренаж Реализовано | т. куб. м | 44,2 | ||
Доходы | т. р. | 525,5 | 532,1 | 101,3 |
|
Расходы | т. р. | 538,7 | 543,2 | 100,8 |
|
Результат | т. р. | 13,2 | 11,1 | ||
Прочие доходы | 38,5 | ||||
Всего | |||||
Доходы | 28745,0 | 28939,3 | |||
Расходы | 32897,3 | 32930,8 | |||
Результат | 4152,3 | 3991,5 |
Бизнес-план
МУП «Лиманское» ЖКХ МО «Рабочий посёлок Лиман»
на 2014 год
|
месячные | ||||
Доходы всего | млн. руб. | |||
в том числе население | ||||
бюджетные организации | ||||
х/ расчетные организации | ||||
Расходы всего | ||||
в том числе Регионгаз | ||||
Астраханьэнерго | ||||
материалы (авар.-восстан. работ.) | ||||
| 2,6 |
Директор МУП «Лиманское» ЖКХ
МО «Рабочий поселок Лиман»
Оперативный отчет
о проделанной работе с 22.02.2016 по 28.02.2016 г.
За отчетный период выполнены следующие работы:
Всего привлечено техники по очистке территории от снега с последующей обработкой противогололедными материалами – 49 ед., (в том числе привлеченной со стороны 9 ед.)
в том числе:
в том числе:
- пескоразбрасыватель - 13 ед.
- трактора с плужно-щеточным оборудованием - 11 ед.,
- фронтальный погрузчик - 7 ед.,(в т.ч. привл. 3)
- минипогрузчик Боб Кэт - 1 ед.,
- Сити Рейджер - 1 ед.
- самосвал - 14 ед., (в т. ч. привл.6)
- автогрейдер - 2 ед.
Работы по подметанию тротуаров, скверов и улиц трактором с плужно-щеточным оборудованием:
по ул. Гурьянова, ул. Курчатова, пр. Ленина, ул. Королева, ул. Мира, сквер им. Наумова, сквер
им. Кудрявцевой, ул.Победы, ул.Ж-Кюри. Ул.Звездная, ул.Ляшенко, ул.Калужская
Расширение проезжей части автогрейдером на пос. Обнинское: ул. Железнодорожная, ул. Лесная, ул. Маяковского.
Уборка мусора из урн – 837 шт., в том числе:
- по скверам и а/о - 149 шт.,
- установленных вдоль тротуаров - 688 шт.
Очистка от снега с посыпкой песчано-соляной смесью территорий: фонтанного комплекса, аллеи по ул. Ж Кюри, пешеходного моста над ж/д в районе Технологии, п. Мирный.
Уборка пешеходных переходов и посадочных площадок а/остановок по городу. На ручной уборке территорий от снега задействовано всего – 46 чел., в том числе привлеченных со стороны 22 чел.
За отчетный период израсходовано противогололедных материалов в кол-ве:
- за неделю п.с.с. – 350 м3,
- всего израсходовано п.с.с. с 01.01.16г. – 3748 м3.
ПГМ «Аквайс» за неделю – 43 тн.;
- всего израсходовано реагента с 01.01.2016г. – 371 тн.
Всего вывезено снега:
за неделю – 1408 м. куб (в т.ч. привлеченными силами 789 м. куб.)
с 01. 01. 2016г. вывезено снега – 21151 м. куб (в т. ч. привлеченными силами 12413, из них с внутриквартальных территорий 1281м. куб)
Для уборки городских территорий были привлечены сторонние организации:
ООО «КомСервис» и ООО «МДС-Экосервис»
ООО «КомСервис» выполняли работы по уборке снега с посадочных площадок автобусных остановок и уборке снега на пешеходных переходах по ул.Курчатова, ул. Гагарина, пр. Ленина, ул. Кр. Зорь, пр. Маркса, вывозу снега с территории города.
ООО «МДС-Экосервис» выполняли работы на внутриквартальных проездах по адресам: мкр.20, мкр.35, мкр.27, мкр. 32, мкр.51, мкр.52, мкр 51 А, мкр.38, мкр.39, мкр.40, мкр.40А. мкр.46, мкр.29, мкр.22.
На объектах ливневой канализации выполнены следующие работы:
Ежедневный объезд сети ливневой канализации по городу в целях контроля за ее состоянием с очисткой решеток д/к.
Содержание очистных л/к на МПЗ.
Очистка от снега и льда д/к по низким местам города.
Ремонт дождеприемных колодцев – 2шт, в том числе: по пр. Ленина -1шт, пр. Маркса- 1 шт.;
Очистка дождеприемных колодцев по ул. Кабицынская – 6 шт.,
Работники службы так же заняты на очистке территорий города от снега и льда.
Обслуживание общественных туалетов – 3 шт. (ул. Аксенова, ул. Гагарина, пр. Маркса).
Работниками службы по (текущему) ямочному ремонту выполнено ямочного ремонта автодорог на площади – 131м. кв., в том числе с применением литого асфальта – 131 м. кв,
В том числе:
- Северный въезд в город – 47м. кв;
- ул. Курчатова – 84 м. кв.,
- пр. Ленина в р-не «Дома ученых»– 1,26 м. кв., (с применением холодного асфальта)
По обеспечению безопасности дорожного движения выполнены следующие работы:
Ремонт дорожных знаков - -8 шт (Ленина, Кончаловского, Мира, Ляшенко);
Установка 4 х ИДН с заменой 12-ти сегментов по ул. Гагарина, Курчатова, Пирогова;
Ремонт светофора - 1 шт. (ул. Ленина/Мира);
Текущее содержание светофорных объектов по городу – 12 шт.
По озеленению территории города за отчетный период проделаны следующие работы:
Снос аварийно – опасных, старовозрастных, усыхающих деревьев и сухостойных деревьев, произрастающих на городских территориях. За отчетный период спилено 19 деревьев.
Уход за лесными массивами (вырубка сухостойных, ветровальных деревьев, уборка валежника, частичная вырубка подлеска, кустарника), очищена территория на площади на 50 м2 (лесной массив на пересечении пр. Маркса и ул. Курчатова).
Вывоз веток после уборки аварийно – опасных и сухостойных деревьев, опиловки деревьев вдоль автомобильных дорог и ухода за лесными массивами с ул. Победы, ул. Жукова, ул. Курчатова, пр. Маркса, пр. Ленина, с Парка Победы и лесного массива на пер. ул. Королева и ул. Красных Зорь.
Производились работы по измельчению и вывозу древесных отходов и веток дробилкой LASKI LS 120 T на базе МТЗ – 82.
Работники службы задействованы на очистке территорий города от снега с автобусных остановок и подходов к ним.
Выполняются работы по составлению земляной смеси – 1,6 т.
В соответствии с Положением об эвакуации бесхозяйного, брошенного, разукомплектованного автотранспорта на территории МО «Город Обнинск» специалистами предприятия проводится работа по выявлению бесхозяйного, брошенного, разукомплектованного автотранспорта.
Всего с начала года выявлено и оклеено предупреждениями об эвакуации 49 ед. бесхозяйных транспортных средств. Эвакуировано на стоянку автотранспорта – 5 ед. Всего на хранении – 17 ед. автотранспорта.
Нет такого руководителя, который хоть раз в год не требует от своих подчиненных отчета о том, что было сделано. И проблема в том, что при рутинной занятости разработать такой документ кажется довольно сложной задачей. А попросить примеры отчетов о проделанной работе у начальства почему-то мы стесняемся. А вдруг решит, что мы не соответствуем занимаемой должности?
Кому это нужно
Этим вопросом задается исполнитель, получивший задание отчитаться. Чаще всего сотрудники фирм чувствуют себя почти оскорбленными от таких требований. Но во всем есть смысл.
Во-первых, отчет о проделанной работе нужен самому исполнителю. Не формальное, а заинтересованное отношение к этому процессу позволит найти узкие и слабые места в своей квалификации. А значит, определены направления, по которым можно (и нужно) развиваться. Ведь все мы учимся на своих ошибках.
Во-вторых, в этом нуждается руководитель. Отчет о проделанной работе позволяет объективно оценить качество и скорость решения поставленных задач. Благодаря этому документу отпадет множество вопросов - от самого примитивного «чем вы все время занимаетесь» до сложного «почему я должен поменять вам компьютер на более современный». Поскольку в отчете будет указано, что для сохранения изменений в документе затрачивается много времени. И от исполнителя это не зависит - устаревшая офисная техника не может работать быстрее. Собственно, поэтому и создается ощущение, что работник все время пьет чай - он просто ждет, пока выполнится операция.
А вопрос: «Зачем нужно писать отчет о проделанной работе за месяц?» сам по себе некорректен. Потому что накопление и заполнение баз данных имеет смысл для стратегов, а не для Им-то как раз проще решить задачу, чем рассказывать о методах ее решения.
Что писать
Примеры отчетов о проделанной работе показывают, что писать нужно очень подробно. Все, что представляется мелочью или незначительным телодвижением, может оказаться ключевым элементом в выполнении конкретных функций. Но понимание этого придет только после изучения нескольких написанных отчетов.
Если же работа носит рутинный характер, например, сверка документов и выявление несоответствий, то имеет смысл разработать табличную форму. При этом, опять-таки, вначале таблица должна быть очень подробной и содержать множество граф; со временем отпадет необходимость в некоторых столбцах, и форма отчета примет нормальный (читай - разумный) вид.
В ряде случаев, составляя отчет о проделанной работе (учителя, например), нельзя формально подходить к вопросу самоанализа. Ведь, помимо запланированной учебно-методической нагрузки и изучения необходимого материала, школа занимается и воспитательной деятельностью. Здесь требуется особый подход к составлению документа: необходимо понять причины отставания ряда учеников, найти способызаинтересовать детей своим предметом. И при этом нельзя забывать об успевающих (а то и одаренных) школьниках.
Цели отчетов
Для правильного составления и минимальных временных затрат необходимо с самого начала определиться, с какой целью и для чего пишется отчет о проделанной работе за год. Назовем самые популярные:
Обоснование реальной пользы от конкретной позиции в организации;
Подтверждение квалификации того или иного сотрудника;
Демонстрация эффективной работы руководству;
Получение финансирования на следующий отчетный период;
Получение согласия на развитие направления (идеи);
Обоснование расходования выделенных ресурсов и финансов и т. п.
Известная формулировка - правильная постановка задачи обеспечивает 50 % решения - работает и в этом случае. Чем лучше мы понимаем, зачем нужен отчет, тем легче нам его написать. Вплоть до того, что документ «для галочки» совершенно не требует от нас творческого подхода. И затрат времени.
Структура документа
Если на предприятии нет разработанной то разрабатывать ее приходится самостоятельно. Зная цели документа, необходимо продумать его структуру. Примеры отчетов о проделанной работе позволяют сделать вывод о том, что необходима четкая и простая схема.
В самом начале следует объяснить назначение и логику подачи информации. Разъяснить последовательность изложения и составить оглавление. Для таблицы необходимо дать краткие пояснения, почему выбрана именно такая форма.
Внутри разделов и подразделов также следует придерживаться единства изложения. Так документ будет более понятен, в результате он легче воспринимается. В отчете за длительный период времени вполне уместны иллюстрации в и графиков, которые облегчат восприятие. Но здесь нужно придерживаться правила «золотой середины»: сплошной текст, равно как и исключительно визуальные материалы, очень быстро утомляют.
Стилистика
Для рядового сотрудника, пожалуй, самым сложным в написании оказывается терминология и формулировка. Пафосный отчет будет выглядеть неестественно и вызовет негативную реакцию руководства. Слишком простые формулировки (отксерено 25 документов, например) также оттолкнут читателя.
Но при этом следует избегать шаблонов. Исключение составляет только тот документ, который никто и никогда не будет читать. С такими задачами мы иногда сталкиваемся, но в этой статье нас интересуют реальные (не для проформы созданные) отчеты.
В любом случае не стоит говорить только о достижениях. Чтобы их подчеркнуть, необходимо рассказать и о трудностях, с которыми пришлось столкнуться в ходе работы. Помимо прочего, анализ сложностей - это по поводу оптимизации труда для руководящих сотрудников. Примеры отчетов о проделанной работеговорят о том, что не стоит пользоваться обтекаемыми фразами вроде «неудовлетворительное состояние», «возникшие затруднения» и т. п. Лучше все называть своими именами: «сломанный ксерокс», «отсутствие доступа к интернету», «недостаток или несвоевременное поступление информации из сопряженного отдела». Все это позволяет адекватно и объективно оценивать сложившуюся на фирме обстановку.
Оценка результатов
Каждый полученный результат должен быть подтвержден цифрами. Такая конкретизация обеспечивает понимание динамики развития.
Кроме того, необходимо задать и критерии оценки результатов. Будет это предыдущий (если это отчет за квартал, например) или, наоборот, процентное значение выполнения поставленных целей, решать автору документа.
Вообще, косвенные показатели могут много рассказать о процессе решения поставленных задач. Для дальнейшего анализа здесь также есть масса информации. От определения трудозатрат до понимания правильности постановки целей.
От проблемы к решению
Большинство отчетов составляется по принципу описания хода работ. Выигрышнее выглядит документ, в котором четко прослеживается взаимосвязь проблема-решение. Читатель сразу понимает, какими методиками и техникой (при необходимости) воспользовался исполнитель для своевременного и качественного выполнения поставленной задачи.
Еще более подробно составленная цепочка «конкретная проблема - причины ее возникновения - постановка задач - решение» сразу же наводит на мысль о необходимости представить ежедневный отчет в табличной форме. Причем и названия граф уже известны. Представленная таким образом информация легка для прочтения и анализа.
Представление количественных показателей
В тех случаях, когда отчет состоит в основном из цифровых данных, табличная форма как раз может оказаться очень сложной для восприятия. Сплошной поток цифр буквально утомляет читателя уже через несколько минут. Другое дело - разноцветные диаграммы и графики. Они наглядны, понятны, легкочитаемы.
К каждой диаграмме необходимо дать комментарий. Кроме того, необходимо указать, как взаимосвязаны между собой различные графики; разъяснение причинно-следственных связей еще больше облегчит анализ отчета.
Если во время работы были затрачены материальные ресурсы, не стоит просто перечислять их все. Вместо этого следует указать приобретенные блага. Сухая фраза: «Закуплена офисная техника» зазвучит совершенно по-другому, если написать: «Создано 2 рабочих места, что позволило повысить выработку отдела».
Как оформить документ
Несмотря на то что нет единой формы составления, отчет о проделанной работе можно оформлять согласно ГОСТу, определяющему основные критерии научной работы. В нем прописаны требования, предъявляемые к форматированию, типу и кеглю шрифта и т. п.
Что же касается читабельности документа, то здесь есть несколько советов:
Старайтесь, чтобы в одном абзаце было не больше 5 предложений;
Ключевые показатели можно выделять шрифтом или цветом;
Разбивайте текст так, чтобы таблица или график не занимали всю страницу; обязательно оставляйте место для комментариев к ним;
Составьте четкое и лаконичное резюме отчета.
Эти советы помогут облегчить восприятие вашего отчета, а значит, изначально настроят читателя на лояльное отношение к автору документа. Представьте себе, что вы - начальник. И сделайте отчет таким, какой вам было бы полезно и интересно прочесть.
Трудовой процесс состоит из постановки задач руководителем и их выполнения сотрудником компании. Время от времени каждый работник составляет отчет о проделанной работе. Периодичность зависит от внутренних правил предприятия, также как и форма. Не стоит недооценивать значимость этого документа для руководства.
В этой статье мы рассмотрим то, как правильно оформить отчет о проделанной работе, образец заполнения документа и некоторые советы по его составлению.
Почему нужно уметь правильно отчитаться о работе
Рабочий процесс можно представить в виде сложного механизма, в котором каждый сотрудник компании является шестерёнкой. В этом примере руководитель организации выступает инженером, который обязан следить, чтобы все механизмы работали слаженно и как можно быстрее.
В реальной жизни начальникам довольно-таки сложно оценить, насколько хорошо сотрудники справляются со своей работой, если они не видят результатов труда. Поэтому почти на всех предприятиях руководство обязывает каждого сотрудника регулярно составлять отчет о проделанной работе. Зачастую этот документ создаётся с периодичностью в 1 неделю. Таким образом, начальство может увидеть, чем занимались работники, а также насколько они были полезны предприятию.
Неправильный пример
Составляется документ в свободной форме. Возможно, именно поэтому и встречается большое количество отчетов, которые ни о чем не говорят руководству или заставляют думать о том, что рабочий не справляется с возложенными на него функциями. При этом конкретный сотрудник может быть реальным трудягой и перевыполнять свой план. Виной всему − неправильно составленный отчет о проделанной работе. Образец такого документа приведём ниже.
Вид документа: отчет о проделанной работе за период с 15.02.16 по 19.02.16 г.
Было выполнено следующее:
- осуществлены хронометражи рабочего времени производственного цеха;
- внесены в рабочую программу результаты хронометражей;
- рассчитаны новые нормы времени;
- составлены ответы на запросы инспекций по охране труда, а также нескольких клиентов;
- принято участие в конференции по вопросам повышения эффективности труда на предприятии.
Дата составления: 19.02.16 г.
Подпись: Петров Ю. Р.”
Если работник составит отчет о проделанной работе подобным образом, то руководство будет считать, что он недостаточно загружен.
Какие бывают ошибки?
Указанный выше пример отчетливо показывает стандартные ошибки при составлении подобного рода документов.
Основными из них являются:
Указанные выше требования нужно использовать как при составлении недельных форм, так и тогда, когда формируется отчет о проделанной работе за год.
Подходящий вариант
Вероятно, что с первого раза составить качественный отчет не получится. Для того чтобы вам было легче это сделать, приводим пример того, как нужно было написать отчет руководителю о проделанной работе, указанный в первом примере:
“Кому: начальнику планового отдела Иванову П. М.
От кого: экономиста 1 категории планового отдела Петрова Ю. Р.
Отчет о результатах труда за (15.02.16-19.02.16 гг.)
На отчетную неделю передо мной были поставлены следующие задачи:
Все поставленные задачи были выполнены, а именно:
- проведено 5 хронометражей и составлено такое же количество новых норм по работам производственно цеха;
- было принято участие в конференции, служебная записка с предложениями прилагается.
Также проводилась работа со входящей документацией, а именно:
- Составлено 2 ответа на запросы ИОТ.
- Даны ответы на письма гр. Юрьева А. А., Жакова С. И., Милеевой К. Б.
На период с 22.02.16 по 26.02.16 г. запланирована командировка с целью проверки работы структурного подразделения Печерского филиала.
Дата составления: 19.02.16 г.
Подпись: Петров Ю.Р.”
Согласитесь, что этот вариант отчёта и читается лучше, и руководству видно, насколько же хорошо трудится один из сотрудников.
Как писать отчёты на более продолжительные периоды?
Конечно, период в одну неделю красиво расписать на бумаге не трудно. Сложнее составить отчет о проделанной работе за полугодие или даже год. Однако сделать это легче, чем может показаться на первый взгляд. К примеру, если у вас за необходимый период есть недельные отчеты, то можно их благополучно использовать.
Максимальный объём − 1 лист формата А4
При этом стоит постараться несколько укрупнить информацию, чтобы результат поместился на 1-2 страницы. В том случае, если недельные итоги в организации не проводятся, но вас обязали сформировать отчет о проделанной работе за год, не стоит паниковать и биться в истерике.
Вся информация есть вокруг вас: посмотрите историю сообщений в журналах регистрации документов или в электронной почте, откройте папку с вашими отчётами, изучите командировочные листы. Всё это поможет вспомнить те подвиги, которые были вами совершены на протяжении рабочего года.
Подведём итоги
Выше мы привели некоторые примеры того, как написать отчет о проделанной работе. Главное − это изложить выполненные операции с указанием количественных характеристик (столько-то раз или такое-то число штук и т. п.). Таким образом, вы поставите руководство в известность о том, сколько именно работы вам удалось выполнить.
Нельзя забывать в начале отчёта указать перечень конкретных задач, которые вам довели для исполнения. Немаловажной частью является и завершение отчёта. Обязательно напишите то, что хотите реализовать на работе в ближайшее время. Этим вы покажете, что смотрите шире, чем только на область своих непосредственных обязанностей и функций, которые необходимо выполнять согласно должностной инструкции.
Можете также рассмотреть пример, указанный выше.
Для того чтобы было легче составлять такие отчёты, можете в блокнотике либо электронном документе ежедневно записывать проделанную работу. На эту мелочь вы потратите всего лишь 3-5 минут в день. Это не так уж много. Однако за счёт таких записей вы в дальнейшем без проблем сможете создать отчёт о своей работе за любой период.
Деятельность любой организации или компании всегда предполагает отчётность. Даже если компания вполне самостоятельная, и у неё нет вышестоящего руководства, отчёт о деятельности такой компании необходим руководству самой компании для оценки эффективности работы за какой-то период, для выстраивания дальнейшей перспективы развития кампании.
Составление отчета как и составление делового письма вопрос казалось бы простой... но в чем же могут возникнуть трудности?
Обычно, затруднения в том, как составить отчёт о проделанной работе бывают у тех, кто делает его впервые. Составив, один-два раза такой отчёт, скорректировав его согласно полученным замечаниям, специалист, составляющий его, уже не испытывает особых трудностей в составлении следующего.
Составить отчёт о проделанной работе в первый раз, и составить его правильно, не такая лёгкая задача, как кажется на первый взгляд.
Немного о бухгалтерском отчёте
Наиболее простой, по исполнению, это бухгалтерский отчёт. Он может быть большим по объёму и затратным по времени составления, требует при его составлении точности и аккуратности, и всё же составлять его несколько легче, чем текстовой отчёт о проделанной работе. При составлении бухгалтерского отчёта обычно существует строго определённая форма отчётности, выраженная во всевозможных таблицах.
Нужно заполнить эти таблицы цифровыми показателями деятельности организации, и всё. Конечно, все показатели должны быть достоверными и сочетаться друг с другом, но всё-таки легче подсчитать и вставить в соответствующие графы цифры, чем составлять текстовой отчёт о проделанной работе, когда нужно описать все стороны деятельности организации словами.
Иногда при составлении бухгалтерского отчёта, к нему требуется наличие пояснительной записки. Она обычно не велика по объёму и в ней поясняются некоторые цифры. Например, почему какие-то показатели снизились, чем вызван рост других показателей, какова общая тенденции к росту и развитию, согласно цифрам отчёта.
Классификация отчётов о проделанной работе
Отчёты классифицируются по двум признакам
- По времени периода отчётности: ежедневные, еженедельные, ежемесячные, квартальные, полугодовые, годовые.
- По составу и объёму: отчёт о проделанной работе одного подразделения организации и отчёт о работе всей организации.
Составление ежедневного или еженедельного отчёта о проделанной работе редко вызывает затруднения. Обычно, они состоят из нескольких цифровых показателей, отражающих основную деятельность организации. Объём ежемесячных отчётов о проделанной работе больше, но тоже, в основном, выражен в цифрах. А квартальные, полугодовые и годовые, чаще всего, предполагают текстовые варианты отчётов о проделанной работе.
Текстовой отчёт о проделанной работе - процесс творческий
Составить отчёт в цифрах, задача ответственная, но более лёгкая, чем составить грамотный, квалифицированный текстовой отчёт о проделанной работе. Составить отчёт в текстовом варианте, это своего рода, творчество.
В нём должна быть отражена деятельность какого-то отдела или всей организации в целом, он должен быть написан языком документа, но легко читаться, в нём не должно быть излишней «воды», текст должен подтверждаться цифрами, в нём должно отражаться сравнение с показателями предыдущего отчётного периода или показателями такого же периода прошлого года, и он должен завершаться какими-то выводами.
Составление отчёта о деятельности всей организации в целом, работе всех её отделов и подразделений обычно возлагается на руководителя организации. Общая практика предоставления отчётов предполагает, что вышестоящий орган высылает в организацию, которая должна предоставить отчёт о проделанной работе, структуру предстоящего отчёта, где указывается, что конкретно нужно осветить в отчёте о проделанной работе какие цифры, показатели и направления деятельности должны быть отражены в предстоящем отчёте.
Руководитель организации знакомит отделы со структурой отчёта каждого отдела, и каждый отдел составляет свой отчёт о проделанной работе. Руководитель проверяет все отчёты, если это необходимо, корректирует их, и формирует общий отчёт о деятельности организации.
Основные требования к составлению отчёта о проделанной работе
И хотя составление отчёта о проделанной работе - процесс творческий, и в нём надо отразить все стороны деятельности организации, это всё-таки документ, а не сочинение на определённую тему, он должен отвечать всем требованиям делового документа. Поэтому отчёт о проделанной работе не должен содержать никаких предложений с личными местоимениями, например, «я сказал, они сделали, мы добились» и тому подобное. Вот небольшой пример, какая лексика должна существовать в тексте отчета:
«Количество продаж по отделу техники за 2-й квартал 2014 года - 205000, что составило 27% от общего количества продаж. Это на 10% больше чем количество продаж, за соответствующий период прошлого года. Уровень продаж по отделу техники за 2-й квартал вырос на 7% по сравнению с данным показателем 1-го квартала. Такое повышение уровня продаж произошло благодаря расширению рынка сбыта (созданию новых точек продаж, активизации работы агентов)».
Нельзя вставлять в отчёт о проделанной работе, когда говорится об улучшении каких-то показателей, такие предложения, как «благодаря напряженной работе руководителя, благодаря улучшению работы коллектива». Во-первых, это некорректный стиль составления делового документа, а во-вторых такие предложения не отражают истинную причину повышения уровня показателей. Что, раньше руководитель работал не напряжённо, а кое-как? Коллектив до данного отчётного периода работал плохо, а потом почему-то стал работать хорошо?
При составлении отчёта о проделанной работе, в соответствующие разделы отчёта можно вставить описание каких-то конкретных мероприятий, акций, презентаций, которые способствовали улучшению работы, повышению показателей.
Разделы отчёта о проделанной работе
Итак, какие разделы должен содержать текстовой отчёт о проделанной работе, если к его составлению не прилагается конкретная структура отчёта.
- Вводная часть, где даётся краткое описание организации, её положение среди подобных организаций в городе, регионе, или какие-то другие сведения об организации или регионе, где осуществляется её деятельность
- Далее следуют отчёты о проделанной работе каждого подразделения (отдела). Если организация небольшая и в ней нет отделов, то основную часть отчёта о проделанной работе составляет руководитель организации на основании данных, предоставленных каждым специалистом организации.
- Заключительная часть, где обобщаются результаты работы организации за отчётный период, делаются выводы об успехах и просчётах, даются прогнозы о дальнейшей деятельности.
Варианты отчётов о проделанной работе
Структура отчёта о проделанной работе может иметь и какие-то другие варианты, связанные со спецификой деятельности данной организации, но в ней обязательно должны присутствовать следующие данные:
- Полный и объективный отчёт о всех направлениях деятельности организации, с цифровыми показателями, возможно, диаграммами
- Выводы о работе организации за отчётный период
- Пути и перспективы развития организации на предстоящий отчётный период.
