Вконтакте Facebook Twitter Лента RSS

Порядок проведения внутреннего контроля хозяйственной деятельности организации. Система внутреннего контроля в организации. организации процедур внутреннего контроля

Факты хозяйственной деятельности осуществляются в организации постоянно и непрерывно: отгружаются товары для продажи, выпускается готовая продукция, приходуются материальные ценности на склад, поступают деньги на расчетный счет и в кассу организации, расходуются денежные средства на оплату продавцам за приобретенные у них товары (работы, услуги), выдачу зарплаты работникам и т. д.

Статья 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (в ред. от 23.05.2016) «О бухгалтерском учете» обязывает вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной деятельности . В дополнение к этому компания обязана осуществлять внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности, если ее отчетность подлежит обязательному аудиту (за исключением тех случаев, когда руководитель компании принял обязанность ведения бухгалтерского учета на себя). Процедуры внутреннего контроля должны быть задокументированы.

Основные требования, которые предъявляют к отчетности и выполнение которых проверяют внутренние контролеры:

  • достоверность — отчетность должна отражать реальные хозяйственные операции, которые можно легко проверить и подтвердить документально;
  • полнота — отчетность должна содержать все необходимые данные для заинтересованных лиц и включать в себя соответствующие комментарии;
  • нейтральность — отчетность не должна отражать интересы каких-либо лиц;
  • преемственность — последовательность применения форм отчетности и их содержания от одного отчетного периода к другому.

Компания сама решает, каким образом организовать внутренний контроль:

  • создать отдел внутреннего контроля, внутреннего аудита, ревизионный отдел;
  • заключить договор со сторонней организацией.

ЭТО ВАЖНО

Выбирая способ контроля, нужно руководствоваться принципом разумности: трудозатраты при осуществлении контрольных функций должны быть сопоставимы с полученным результатом.

СУБЪЕКТЫ И ОБЪЕКТЫ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ

Субъект внутреннего контроля — это собственник, работник организации, совершающий контрольные действия при исполнении возложенных на него обязанностей.

Субъекты внутреннего контроля целесообразно распределить следующим образом:

  • первый уровень (главное звено) — участники (собственники) организации, осуществляющие контроль непосредственно или косвенно (с помощью независимых экспертов, в том числе внешних аудиторов);
  • второй уровень — исполнители, непосредственно выполняющие возложенные на них обязанности по осуществлению контроля (сотрудники отдела внутреннего аудита, члены ревизионной комиссии и т. д.);
  • третий уровень — сотрудники, выполняющие контрольные функции в силу своих служебных обязанностей (административно-управленческий персонал, персонал, обслуживающий компьютерные системы, сотрудники отдела бухгалтерского учета, маркетинговой службы и др.);
  • четвертый уровень — сотрудники, осуществляющие контроль в силу производственной необходимости (рабочие, иные технические работники, участвующие в производственном процессе и контролирующие работу оборудования).

Объект внутреннего контроля — это предмет, на который направлено контрольное воздействие. Объектами внутреннего контроля могут быть:

  • человеческие, финансовые, материальные, информационные ресурсы организации;
  • системы охраны и защиты материальных и информационных ресурсов;
  • результаты функционирования организации и т. п.

Система внутреннего контроля должна быть организована так, чтобы обеспечить руководству, инвесторам, учредителям, иным заинтересованным лицам уверенность в том, что:

  • включенная в бухгалтерскую (финансовую) отчетность информация полная, достоверная, правильно классифицирована и оценена;
  • бухгалтерская (финансовая) отчетность дает верное и объективное представление о деятельности предприятия в целом;
  • средства предприятия не могут быть незаконно присвоены или неэффективно использованы;
  • любая информация, относящаяся к коммерческой тайне организации, надежно защищена;
  • все существенные замечания и недостатки вовремя выявляются и исправляются, риски по возможности сводятся к минимуму;
  • внутренняя отчетность оперативно передается лицам, уполномоченным принимать управленческие решения.

В связи с этим при осуществлении внутреннего контроля за подготовкой финансовой отчетности уделяют внимание следующим контрольным процедурам :

  • сверке остатков на отчетную дату в первичных документах (выписках банка, отчетах кассира, актах сверки, материальных отчетах, карточках складского учета) с остатками, числящимися на счетах бухгалтерского учета;
  • сопоставимости остатков по счетам бухгалтерского учета, отраженных в оборотно-сальдовой ведомости или главной книге на начало и конец отчетного периода (года), с данными, указанными в бухгалтерском балансе;
  • инвентаризации материальных ценностей и обязательств;
  • проверке соответствия ведения бухгалтерского учета и сформированной на его основании бухгалтерской отчетности требованиям законодательства, положениям учетной политики и рабочему плану счетов;
  • проверке первичных документов, на основании которых делаются записи в бухгалтерском учете.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ

Процедуры внутреннего контроля должны быть описаны в рабочих и отчетных документах. Рабочие документы составляют в ходе проверки. В них кратко описывают контрольную процедуру и порядок ее выполнения, фиксируют замечания. На основании рабочих документов заполняют Журнал (регистры) финансового контроля , в котором указывают:

  • предмет контроля;
  • должность, инициалы ответственных лиц проверяемого объекта (например, при проверке бухгалтерской отчетности указывают инициалы главного бухгалтера);
  • должность, инициалы лица, ответственного за проведение проверки (руководитель службы внутреннего аудита, финансовый директор и т. д.);
  • замечания и время на их устранение;
  • подпись лица, осуществляющего проверку и составившего документ.

По окончании проверки составляют отчет и оценивают работу проверяемого подразделения . В отчете необходимо указать объект проверки, проведенные контрольные процедуры, выявленные замечания, риски и предложения по их устранению, сроки устранения, ответственных за исправление замечаний. Шкала и параметры оценки отражаются в Протоколе внутренней проверки, который прикладывается к отчету.

Подготовительным документом к проведению внутреннего контроля служит Карта внутреннего финансового контроля. Она содержит наименование объекта проверки, инициалы руководителя проверяемого объекта, периодичность контроля, инициалы должностных лиц, осуществляющих контрольные действия, а также иные необходимые данные.

При разработке Карты внутреннего финансового контроля учитывают следующее:

  • актуальность проверок и их периодичность;
  • степень обеспеченности ресурсами (трудовыми, техническими, материальными и финансовыми);
  • равномерность распределения нагрузки контролеров.

Рассмотрим на примере, какие формы внутреннего контроля можно применить на предприятии и как их нужно заполнять.

ПРИМЕР

Строительная компания-подрядчик выполняет строительно-монтажные работы на объектах в соответствии с договорами подряда, заключенными с генеральным подрядчиком. Работы ведутся на нескольких объектах как собственными силами, так и с привлечением субподрядчиков.

Компания имеет службу внутреннего контроля, которая контролирует:

  • ведение бухгалтерского учета, подготовку и составление бухгалтерской отчетности;
  • соблюдение сроков выполнения работ согласно графику, согласованному с заказчиком;
  • соблюдение заказчиками сроков оплаты работ, указанных в договоре подряда (выявляет при этом просроченную задолженность, возможности к ее истребованию);
  • учет работ, выполняемых собственными силами, по каждому объекту строительства и определяет финансовый результат в конце каждого квартала по такому объекту;
  • использование материальных ресурсов.

При осуществлении внутреннего контроля используется Карта внутреннего финансового контроля (планово-подготовительный документ). Пример такой карты за 2015 г. представлен в табл. 1.

Таблица 1. Карта внутреннего финансового контроля за 2015 г.

Объект внутреннего финансового контроля

Периодичность проведения контроля

Ответственный проверяемого объекта

Ответственный за проведение контроля

Контрольные процедуры

Бухгалтерская отчетность

Ковалев А. И. —руководитель службы внутреннего контроля

Проверка первичных документов, методов и способов отражения хозяйственных операций на соответствие законодательству и внутренним нормативным актам, сопоставимость статей бухгалтерской отчетности, счетов бухгалтерского учета и первичных документов

Учет работ, выполняемых собственными силами, по каждому объекту строительства, определение прибыли (убытка) в конце каждого квартала по этому объекту, использование материальных ресурсов

Иванова В. И. — главный бухгалтер

Климов М. Н. — главный инженер

Сверка показателей первичных документов по учету материалов с данными бухучета, проверка обоснованности и норм списания МПЗ, участие в инвентаризации МПЗ на объекте

Дебиторская задолженность

Ежеквартально, до 15-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом

Кириенко А. В. — старший менеджер

Авдеев С. И. — коммерческий директор

Выявление просроченной задолженности заказчиков по оплате, наличие предъявленных претензий и расчетов по оплате неустоек

Объект проверки — дебиторская задолженность на 31.12.2015

  1. Контрольная процедура «Выявление просроченной дебиторской задолженности заказчиков и документов по ее востребованию».

В ходе проведения указанной процедуры составляется рабочий документ —таблица данных по просроченной дебиторской задолженности на конец проверяемого периода и расчет неустойки (табл. 2).

Таблица 2. Просроченная дебиторская задолженность по состоянию на 31.12.2015, руб.

Заказчик

Сроки погашения задолженности по договору

Дата подписания акта выполненных работ КС-2

Сумма просроченного долга

Количество дней просрочки на 31.12.2016

Размер неустойки

Сумма неустойки

Наличие претензии к заказчику

ООО «Монолит»

ООО «Домстрой»

Оплата в течение 10 рабочих дней после подписания КС-2

1/300 ставки ЦБ РФ от суммы долга за каждый календарный день просрочки

Итого

8 525 000

1 375 416,67

Результаты проверки, указанные в рабочих документах, переносятся в Журнал внутреннего финансового контроля. Пример заполнения такого Журнала по объекту «Дебиторская задолженность на 31.12.2015» представлен в табл. 3.

Таблица 3. Журнал внутреннего финансового контроля по проверке дебиторской задолженности на 31.12.2015

Дата проверки

Предмет контроля и контрольные действия

Выявленные нарушения

Старший менеджер Кириенко А. В.

Коммерческий директор Авдеев С. И.

Выявление просроченной дебиторской задолженности заказчиков

Не предъявлена претензия заказчикам ООО «Монолит» и ООО «Домстрой» о не поступившей в срок оплате, не начислена неустойка

До 20.01.2016/старший менеджер

Контролер И. С. Марченко

Объект проверки — учет работ, выполняемых собственными силами, и контроль за использованием материальных ресурсов в IV кв. 2015 г.

1. Контрольная процедура «Определение прибыли (убытка) по каждому объекту строительства за IV кв. 2015 г., работы на котором выполнялись собственными силами».

Заполненный рабочий документ по данной процедуре представлен в табл. 4.

Таблица 4. Определение прибыли (убытка) по объектам строительства за IV кв. 2015 г., руб.

Объект строительства

Выручка

Материальные затраты

Эксплуатация стройтехники

Зарплата

Прибыль

Студенческое общежитие

Больница

Итого

12 627 609

1 926 245

5 586 025

2 120 200

2 735 139

2. Контрольная процедура «Сопоставление фактически списанных материалов с нормой, определенной в сметных расчетах».

Пример заполнения рабочего документа по указанной процедуре представлен в табл. 5.

Таблица 5. Сопоставление нормы с фактическим расходом материалов на объекте

Объект строительства

Сумма фактически использованных МПЗ за декабрь (материальный отчет КС-19), руб.

Нормы списания МПЗ за декабрь (отчет о расходах материалов КС-29), руб.

Разница, руб.

Экономия/перерасход

Студенческое общежитие

Перерасход

Больница

Перерасход

Перерасход

Итого

1 853 040

1 740 710

3. Контрольная процедура «Определение материалов, по которым был перерасход, и расчет расхода наиболее часто используемого материала по норме и факту».

Пример заполнения рабочего документа по данной процедуре представлен в табл. 6.

Таблица 6. Расчет расхода строительных материалов по норме и факту

Наименование МПЗ

Единица измерения

Норматив на 100 м 2

Выполнение

Норма по смете

Списано по факту

Отклонение нормы от факта в материальном отчете

Цементный раствор

На 1000 кг больше

Керамогранит

На 300 м 2 больше

Клей плиточный

На 500 кг больше

4. Контрольная процедура «Проверка расхода ГСМ стройтехники, используемой на объекте, сопоставление фактически израсходованных за месяц горюче-смазочных материалов по путевым листам с нормой их расхода, установленной в организации».

Рабочий документ по указанной контрольной процедуре представлен в табл. 7.

По итогам проверки заполняется Журнал внутреннего финансового контроля (табл. 8).

Таблица 8. Журнал внутреннего финансового контроля по проверке учета работ, выполняемых собственными силами, и обоснованного использования ресурсов в IV кв. 2015 г.

Дата проверки

Руководитель объекта проверки

Лицо, ответственное за проведение проверки

Контрольные действия

Выявленные нарушения

Дата устранения замечания

Подпись лица, осуществлявшего контрольные процедуры

На основании КС-2 рассчитывалась прибыль (убыток) по каждому объекту за IV кв. 2015 г., работы на котором выполнялись собственными силами

Не выявлено

Руководитель службы внутреннего контроля А. И. Ковалев

Главный бухгалтер Иванова В. И.

Руководитель службы внутреннего контроля Ковалев А. И., главный инженер Климов М. Н.

Сравнивалось фактическое списание МПЗ с нормой

Установлено сверхнормативное списание МПЗ на объектах строительства. Нужно выяснить причину списания сверх нормы

До 25.02.2016/главный инженер

Контролер И. С. Марченко

Объект проверки — бухгалтерская отчетность

Итоговый отчетный регистр бухгалтерского учета — оборотно-сальдовая ведомость. На ее основании формируется бухгалтерский баланс. Оборотно-сальдовая ведомость строительной компании за 2015 г. представлена в табл. 9.

Таблица 9. Оборотно-сальдовая ведомость за 2015 г., руб.

Счет

Сальдо на начало периода

Обороты за период

Сальдо на конец периода

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Итого

51 549 060,28

51 549 060,28

617 438 516,08

617 438 516,08

26 304 236,48

26 304 236,48

1. Контрольная процедура «Сопоставление показателей в отчетных регистрах бухгалтерского учета и финансовой отчетности».

Пример заполнения рабочего документа по данной процедуре приведен в табл. 10 и 11.

Таблица 10. Сопоставление показателей бухгалтерского учета и бухгалтерского баланса

Счета бухгалтерского учета

Сумма, тыс. руб.

Бухгалтерский баланс (строки)

Сумма, тыс. руб.

Выявленные отклонения

I . Внеоборотные активы

Разница между остатками по счетам:

Дебет счета 01 «Основные средства» минус Кредит счета 02 «Амортизация основных средств» = 660 275,03 - 444 103,31 = 216 171,72 руб., или 216 тыс. руб.

Стр. 1130 «Основные средства»

Строка 1130 = 216 171,72 руб., или 216 тыс. руб.

Ст р. 1100 «Итого по разделу I »

II. Оборотные активы

Сальдо по Дебету счета 10 «Материалы» = 8 151 290,43 руб. плюс Сальдо по Дебету счета 41 «Товары» = 273 860,69 руб. плюс Сальдо по Дебету счета 97 «Расходы будущих периодов» = 11 942,23 руб.

Итог: 8 437 093,35 руб., или 8437 тыс. руб.

Стр. 1210 «Запасы»

Сальдо по Дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» = 0

Стр. 1220 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

Сальдо по Дебету счета 60.2 «Авансы выданные» = 793 341,48 руб. плюс Сальдо по Дебету счета 62.1 «Расчеты с покупателями и заказчиками» = 9 557 446,88 руб. плюс Сальдо по Дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» = 74 650,29 руб.

Итог: 10 425 438,65 руб., или 10 425 тыс. руб.

Стр. 1230 «Дебиторская задолженность»

Сальдо по Дебету счета 50 «Касса» = 17,70 руб. плюс Сальдо по Дебету счета 51 «Расчетные счета» = 2 714 979,70 руб.

Итог: 2 714 997,40 руб., или 2715 тыс. руб.

Стр. 1250 «Денежные средства и денежные эквиваленты»

Сальдо по Дебету счета 58 «Финансовые вложения» = 560 541,61 руб. плюс Сальдо по Дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» = 3 505 890,44 руб.

Итог: 4 066 432,05 руб., или 4067 тыс. руб.

Стр. 1240 «Финансовые вложения за исключением денежных эквивалентов»

Сумма строк: 1210 + 1220 + 1230 + 1240 + 1250 = 8437 + 10 425 + 4067 + 2715 = 25 644 тыс. руб.

Стр. 1200 «Итого по разделу II »

Баланс активов

Сумма строк: 1100 + 1200 = 216 + 25 644 = 25 860 тыс. руб.

Стр. 1600 «Баланс »

III . Капитал и резервы

Сальдо по Кредиту счета 80 «Уставный капитал» = 50 000 руб., или 50 тыс. руб.

Стр. 1310 «Уставный капитал (складочный капитал, уставный фонд, вклады товарищей)»

Сальдо по Кредиту счета 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» = 3 018 629,41 руб., или 3019 тыс. руб.

Стр. 1370 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)»

Сумма строк: 1310 + 1370 = 50 000 + 3 018 629,41 = 3 068 629,41 руб., или 3069 тыс. руб.

Стр. 1300 «Итого по разделу III »

V . Краткосрочные обязательства

Суммируются остатки по Кредиту счетов:

60.1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» = 20 444 071,64 руб. плюс 62.2 «Авансы полученные» = 1 852 415,01 руб. плюс 68 «Расчеты по налогам и сборам» = 18 520,94 руб. плюс 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» (в части задолженности) = 83 316,09 руб. плюс 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» = 393 180,08 руб.

Итог: 22 791 503,76 руб., или 22 791 тыс. руб.

Стр. 1520 «Кредиторская задолженность»

Строка 1520 = 22 791 тыс. руб.

Стр. 1500 «Итого по разделу V »

Баланс пассивов

Сумма строк: 1300 + 1500 = 3069 + 22 791 = 25 860 тыс. руб.

Стр. 1700 «Баланс »

Таблица 11. Сопоставление показателей бухгалтерского учета и отчета о финансовых результатах

Счета бухгалтерского учета

Сумма, тыс. руб.

Отчет о прибылях и убытках (строки)

Сумма, тыс. руб.

Выявленные отклонения

Доходы и расходы по обычным видам деятельности

Разница между кредитовым оборотом счета 90.1 «Выручка» и дебетовым оборотом счета 90.3 «Налог на добавленную стоимость» = 76 262 128,95 - 11 633 206,09 = 64 628 922,86 руб., или 64 629 тыс. руб.

Стр. 2110 «Выручка»

Дебетовый оборот счета 90.2 «Себестоимость продаж» в корреспонденции с кредитовым оборотом счета 20 «Основное производство» = 38 732 965,11 руб. и счета 41 «Товары для продажи» = 17 885 926,60 руб.

Итог: 56 618 891,71 руб., или 56 619 тыс. руб.

Стр. 2120 «Себестоимость продаж»

Разность строк: 2110 - 2120 = 64 629 - 56 619 = 8010 тыс. руб.

Стр. 2100 «Валовая прибыль/убыток»

Дебетовый оборот счета 90.2 «Себестоимость продаж» в корреспонденции с кредитовым оборотом счета 44 «Коммерческие расходы»

Стр. 2210 «Коммерческие расходы»

Дебетовый оборот счета 90.2 «Себестоимость продаж» в корреспонденции с кредитовым оборотом счета 26 «Общехозяйственные расходы» = 7 106 304,89 руб., или 7106 тыс. руб.

Стр. 2220 «Управленческие расходы»

Разность строк: 2100 - 2210 - 2220 = 8010 - 7106 = 904 тыс. руб.

Стр. 2200 «Прибыль/убыток от продаж»

Прочие доходы и расходы

Кредитовый оборот счета 91.1 «Прочие доходы» в аналитике учета «Проценты, полученные от долевого участия в других организациях»

Стр. 2310 «Доходы от участия в других организациях»

Кредитовый оборот счета 91.1 «Прочие доходы» в аналитике учета «Проценты полученные», в том числе по кредитам выданным = 170 460,30 руб., или 170 тыс. руб.

Стр. 2320 «Проценты к получению»

Дебетовый оборот счета 91.2 «Прочие расходы» в аналитике учета «Проценты уплаченные», в том числе проценты по полученным кредитам и займам = 0

Стр. 2330 «Проценты к уплате»

Кредитовый оборот счета 91.1 «Прочие доходы», где указаны доходы от реализации материалов за минусом начисленной суммы НДС = 0

Стр. 2340 «Прочие доходы»

Дебетовый оборот счета 91.2 «Прочие расходы», где отражены себестоимость реализованных на сторону материалов, услуги банка, начисленные штрафные санкции за неисполнение обязательств по договорам = 380 087,38 руб., или 380 тыс. руб.

Стр. 2350 «Прочие расходы»

Бухгалтерская прибыль

Строки 2200 + 2310 + 2320 - 2330 + 2340 - 2350 = 904 + 170 - 380 = 694 тыс. руб.

Стр. 2300 «Прибыль (убыток) до налогообложения»

В этой строке отражается сумма налога на прибыль, рассчитанная в налоговом учете и указанная в стр. 180 Листа 02 Налоговой декларации по прибыли = 5 500 000 руб., или 5500 тыс. руб.

Стр. 2410 «Текущий налог на прибыль»

Разность строк: 2300 - 2410 = 694 - 190 = 504 тыс. руб.

Стр. 2400 «Чистая прибыль (убыток) отчетного периода»

2. Контрольная процедура «Сопоставление данных первичных документов и счетов бухгалтерского учета, проверка первичных документов по форме и содержанию на соответствие требованиям законодательства».

Уровень существенности, принятый в строительной компании при подтверждении достоверности финансовой отчетности, — 5 % от валюты баланса. Валюта баланса — 25 860 тыс. руб. Соответственно, уровень существенности будет составлять 1293 тыс . руб . Несущественные суммы строк финансовой отчетности во внимание не принимаются.

Пример заполнения рабочего документа к указанной контрольной процедуре с учетом уровня существенности представлен в табл. 12.

Таблица 12. Сопоставление данных первичных документов и счетов бухгалтерского учета

Регистры бухучета

Сумма, руб.

Подтверждающие документы, предъявленные на проверку

Замечания

Дебет счета 10 «Материалы»

Остатки МПЗ на 31.12.2015 в материальных отчетах прорабов по объектам строительства за декабрь

Не представлен материальный отчет по объекту больница

Дебет счета 62.1 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

Акты сверки расчетов с заказчиками

Отсутствуют акты сверки с заказчиком ООО «Монострой» (объект — студенческое общежитие) — не подтверждена задолженность на сумму 2 500 000 руб.

Дебет счета 51 «Расчетные счета»

Выписки банка

Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Кредитный договор на выдачу кредита сотруднику организации, ведомость расчетов процентов, расходные ордера, подтверждающие погашение кредита сотрудником

Существенных расхождений не выявлено

Кредит счета 60.1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Акты сверки расчетов с поставщиками и субподрядчиками

Отсутствуют акты сверки с поставщиком ООО «Сатурн» — не подтверждена кредиторская задолженность на сумму 1 350 000 руб.

Кредит счета 62.2 «Авансы полученные»

Акты сверки расчетов с заказчиками, оплатившими аванс

Существенных расхождений не выявлено

Кредитовый оборот счета 90.1 «Выручка» без НДС

Акты выполненных работ

Существенных расхождений не выявлено

Дебет счета 90.2 «Себестоимость продаж» Кредит счета 20 «Основное производство» и счета 41 «Товары для продажи»

Акты выполненных работ, отчеты по форме М-29, товарные накладные

Дебет счета 90.2 «Себестоимость продаж» Кредит счета 26 «Общехозяйственные расходы»

Отчеты по заработной плате и начисленным страховым взносам АУП

Существенных расхождений не выявлено

По итогам проверки оформляется Журнал внутреннего финансового контроля (табл. 13).

Таблица 13. Журнал внутреннего финансового контроля по проверке бухгалтерской отчетности за 2015 г.

Дата проверки

Руководитель объекта проверки

Лицо, ответственное за проведение проверки

Контрольные действия

Выявленные нарушения

Дата устранения замечания/ответственный

Подпись лица, осуществлявшего контрольные процедуры

Главный бухгалтер Иванова В. И.

Руководитель службы внутреннего контроля Ковалев А. И.

Сопоставлены данные регистров бухучета и финансовой отчетности

Не выявлено

Руководитель службы внутреннего контроля А. И. Ковалев

Главный бухгалтер Иванова В. И.

Руководитель службы внутреннего контроля Ковалев А. И.

Сопоставлены данные первичных документов и счетов бухгалтерского учета

Отсутствуют некоторые первичные учетные документы, подтверждающие записи в бухучете. Следует истребовать необходимые документы

До 25.03.2016/главный бухгалтер

Контролер И. С. Марченко

Оценка работы бухгалтерского подразделения за 2015 г. дается в Протоколе внутренней проверки.

Протокол № 1 от 29.02.2016 «Оценка системы внутреннего контроля и подготовки бухгалтерской отчетности за 2015 г

Раздел

Название раздела

Оценка

Примечание

Требования к документации

Соответствие требованиям законодательства, формам, утвержденным в учетной политике

Составление уполномоченными лицами в сроки, указанные в графике документооборота

Отражение хозяйственных операций в соответствии с первичной документацией

Ответственность руководства

Выполнение поставленных перед отделом целей

Организация работы отдела

Ответственность, полномочия и их взаимосвязь

Управление ресурсами

Обеспечение материальными ресурсами

Обеспечение трудовыми ресурсами

Инфраструктура

Производственная среда

Проведение процесса

Бухгалтерский учет

Качество выполнения бухгалтерского учета

Данные аналитического учета соответствуют оборотам и остаткам по счетам синтетического учета

Своевременность, полнота и последовательность отражения бухгалтерских операций

Рациональное ведение бухгалтерского учета, исходя из условий хозяйственной деятельности и величины организации

Измерение, анализ

Арифметические методы

Мониторинг и измерения

Анализ данных

Итого количество баллов по столбцам

Количество очков с оценкой 3

Количество очков с оценкой 2

Количество очков с оценкой 1

Количество очков с оценкой 0

Итого количество очков

Максимальное количество очков

Итоговая оценка в баллах

Примечание к Протоколу:

3 балла — процедура соответствует требованиям процесса и его качеству, полностью выполняется;

2 балла — процедура соответствует требованиям процесса и его качеству, но выполняется не полностью;

1 балл — не полностью соответствует требованиям процесса и его качеству, не выполняется;

0 баллов — не соответствует требованиям процесса.

Ковалев А. И. Ковалев

Главный бухгалтер Иванова В. И. Иванова

Контролер Марченко И. С. Марченко

По результатам проверки достоверности бухгалтерской отчетности, на основании рабочих документов и Журнала внутреннего финансового контроля составляется отчет о проведенной проверке.

Отчет по результатам проведения внутреннего финансового контроля

за составлением бухгалтерской отчетности за 2015 г.

Цель проведения: контроль за подготовкой и составлением бухгалтерской отчетности за 2015 г.

Дата начала проверки: 25.02.2016.

Дата окончания проверки: 29.02.2016.

Состав группы:

  • руководитель службы внутреннего контроля — Ковалев А. И.;
  • внутренний контролер — Марченко И. С.

Перечень документов, предъявленных на проверку:

  • оборотно-сальдовая ведомость за 2015 г.;
  • бухгалтерский баланс за 2015 г.;
  • отчет о финансовых результатах за 2015 г.;
  • учетная политика;
  • договоры подряда, договоры поставки, сметная документация, первичная документация (товарные накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ, материальные отчеты прорабов, отчеты о расходе материалов на объектах, кассовые документы, платежные поручения и т. п.).

Уровень существенности — 1293 тыс. руб.

Краткий перечень основных замечаний и рекомендаций

Выявленные замечания

Последствия

Ответственный

Сроки исполнения

Не подтверждены материальные запасы по местам хранения, снижен контроль за сохранностью материальных ресурсов

Прораб должен представить материальный отчет по объекту больница. Отчет должен быть подтвержден главным инженером

Главный инженер Климов М. Н.

Не представлен отчет М-29 о расходе материалов за ноябрь и декабрь по объекту больница

Не подтверждена себестоимость объекта больница, снижен контроль за использованием материальных ресурсов

Прораб должен представить отчет М-29 по объекту больница. Отчет должен быть подтвержден главным инженером

Главный инженер Климов М. Н.

Отсутствуют акты сверки с поставщиком ООО «Сатурн»

Не подтверждена кредиторская задолженность по стр. 1520 на сумму 1 350 000 руб.

Старшему менеджеру Кириенко А. В. истребовать у ООО «Сатурн» акт сверки расчетов на 31.12.2015 и представить его в бухгалтерию

Отсутствуют акты сверки с заказчиком ООО «Монострой» (объект — студенческое общежитие)

Не подтверждена дебиторская задолженность по стр. 1230 на сумму 2 500 000 руб.

Старшему менеджеру Кириенко А. В. истребовать у ООО «Монострой» акт сверки расчетов на 31.12.2015 и представить его в бухгалтерию

Финансовый директор Авдеев С. И.

Заключение: принимая во внимание материалы рабочих документов и данные Журнала внутреннего финансового контроля, бухгалтерскую отчетность за 2015 г. можно назвать достоверной во всех существенных отношениях.

Приложения к настоящему Отчету:

1. Протокол внутренней проверки № 1 от 29.02.2016.

2. Журнал внутреннего финансового контроля № 3 от 28.02.2016.

Руководитель группы по контролю Ковалев А. И. Ковалев

Согласовано:

Главный бухгалтер Иванова В. И. Иванова

Рассмотрены вопросы, связанные с построением системы внутреннего контроля для выполнения требований регуляторов и финансовых институтов к финансовой отчетности публичных компаний с целью повышения прозрачности и эффективности бизнес-процессов.

Основы построения системы внутреннего контроля

Архитектура системы внутреннего контроля (далее - СВК) состоит из следующих элементов:
- контрольной среды (внутренних условий функционирования компании, определяемых общими правилами управления компанией, коммуникациями между персоналом, документооборотом и регламентами, регулирующими осуществление производственных функций);
- учетной системы (подготовки финансовой отчетности в компании, учетной политики, методик, программного обеспечения, регламентов работы соответствующих подразделений и т.д.);
- контрольных процедур (систематизированных мероприятий по предотвращению либо идентификации искажения данных отчетности и данных о хозяйственных операциях).
Все указанные выше элементы СВК связаны между собой и не могут рассматриваться отдельно. Соответственно, СВК в отношении финансовой отчетности должна затрагивать не только процедуры, относящиеся непосредственно к учетной функции, ведению учетных регистров и подготовке отчетности, но и все процессы и хозяйственные операции, результатом которых будут бухгалтерские записи.
Чтобы СВК позволила выполнять поставленные задачи, нужно проработать основные параметры системы: дизайн контроля, операционную эффективность контроля.

Дизайн контроля

Этим термином обозначается то, каким образом контроль функционирует. Главная задача СВК в сфере подготовки финансовой отчетности - минимизация рисков искажения данных, представленных в ней. Контроль должен быть разработан таким образом, чтобы обеспечить идентификацию ошибок и предотвращение искажения.
Соответственно, можно выделить виды контроля, направленные на предотвращение искажений (превентивный контроль) и на фиксацию искажений (детективный контроль - от англ. detection - обнаружение).
Исходя из дизайна можно выделить следующие основные виды превентивного контроля:
- авторизация (предполагает, что какая-либо трансакция осуществляется после физической авторизации). К примеру: платежное поручение направляется в банк только при наличии подписи руководителя компании и главного бухгалтера; счет поставщика оплачивается лишь после утверждения (визирования подписью ответственных лиц). В отношении финансовой отчетности авторизация означает, в частности, подписание отчетности руководителями компании как подтверждение того, что нет возражений относительно ее показателей. Еще один пример: электронное визирование бухгалтерских записей;
- управление доступом (в первую очередь касается ограничения доступа к бухгалтерским данным (системам)). К примеру, доступ к просмотру и редактированию блока программы, где ведется расчет заработной платы, предоставляется только бухгалтеру, который осуществляет расчет. Еще один пример: прекращение доступа к редактированию данных в закрытом бухгалтерском периоде, отчетность по которому уже выпущена;
- разделение полномочий. В частности, разделение функции по авторизации и физического осуществления трансакции. Например, руководитель имеет физическую возможность авторизовать платежное поручение, но не имеет доступа к бухгалтерским регистрам и не может внести в бухгалтерские книги данные о платеже. И, наоборот, бухгалтер, вносящий данные о платеже в бухгалтерские регистры, не вправе осуществлять эти платежи в системе "Клиент-Банк".
Еще один вид контроля - независимая проверка - предполагает, что после совершения трансакции и ее отражения в учете бухгалтерские записи проверяет независимое лицо. Например, бухгалтер формирует записи по начислению амортизации, а главный бухгалтер (либо внутренний аудитор) проверяет правильность расчета амортизации. Этот вид контроля является детективным, другими словами, направленным на выявление ошибок в уже отраженных операциях.
С точки зрения технической реализации дизайн контроля может быть "ручным" или автоматизированным. "Ручной" контроль предполагает, в частности: визирование документов ответственными лицами перед осуществлением трансакции (например, подпись ответственного лица ставится на счете поставщика перед передачей счета на оплату); проверку бухгалтерских записей независимым лицом, не отвечающим непосредственно за подготовку какого-либо регистра; сверку расчетов с контрагентами, оформляемую соответствующим актом.
Автоматизированный контроль включает: регулирование доступа к бухгалтерским системам; авторизацию бухгалтерских операций (т.е. трансакция регистрируется в системе лишь после авторизации уполномоченным лицом); блокировку от изменения бухгалтерских регистров по предыдущим отчетным периодам; создание резервных копий бухгалтерских данных.
Термин "операционная эффективность контроля" означает следующее: контроль работает так, как было задумано, и выполняется на регулярной основе; существуют доказательства выполнения контрольных процедур в привязке к каждому исполнителю, вовлеченному в разработанную систему контроля; применяются регламентированные процедуры по выявлению недостатков системы и их устранению.
Искажения данных отчетности могут быть следствием ошибки или намеренных действий. Соответственно, контроль и контрольная среда должны быть продуманы так, чтобы минимизировать риски искажения и вследствие ошибки, и из-за намеренных недобросовестных действий. Это значит, что для разработки дизайна системы внутреннего контроля понадобится анализ областей, где присутствует риск искажения данных. Вся работа по СВК строится исходя из идентификации рисков, их анализа с точки зрения вероятности (высокая, средняя, низкая), а также их существенности исходя из объема возможного искажения данных (материальное либо нематериальное искажение).
Материальным считается искажение, способное повлиять на принятие решений пользователями отчетности либо привести к существенным последствиям (например, взиманию штрафов за неправильное начисление налогов, лишению лицензии на какую-то деятельность в связи с нарушением соответствующего законодательства).
Контроль должен быть построен так, чтобы обеспечить достоверное представление отчетности во всех существенных аспектах. Обычно под этим подразумеваются следующие характеристики:
- полнота отражения операций в учете и отчетности. Это означает, что все операции, относящиеся к текущему отчетному периоду, отражены в отчетности. Например, работы выполнены в декабре текущего года, а акт выполненных работ подписан в январе следующего года, однако в нем указано, что работы проводились в декабре. Соответственно, расходы по работам, указанным в акте, должны быть отражены в декабре текущего отчетного периода;
- наличие, реальное существование фактов хозяйственной деятельности. Это прежде всего выражается в наличии подтверждающих документов по отраженным в учете операциям (договоры, акты, накладные, постановления регулирующих органов и т.д.);
- правильность и точность расчета показателей отчетности. Например, это может означать, что амортизация рассчитана в соответствии с учетной политикой и бухгалтерскими стандартами (к примеру, метод амортизации пропорционально выпуску продукции применен методологически правильно, или оценка себестоимости запасов, списанных в производство, рассчитана в соответствии с методикой определения средней себестоимости);
- оценка показателей отчетности. Это означает, что активы, обязательства, доходы и расходы представлены в отчетности на основании стоимостной оценки, соответствующей правилам учета. Например, гудвилл отражен с учетом возможного обесценения, или финансовые активы отражены по справедливой стоимости, или резерв по налоговым рискам включает полную оценку возможных расходов по уплате штрафов, пеней и т.д.;
- обязательства и права, которые означают, что в отчетности учтены все имеющиеся обязательства, в том числе условные, а также то, что активы отражены с учетом имеющихся на них у компании прав (например, в отчетности в качестве актива учтены активы по долгосрочным договорам аренды). Также на все отраженные в учете активы у компании есть соответствующие права; например, активы, отраженные по договорам аренды, относятся к договорам, представляющим финансовую, а не операционную аренду;
- представление показателей в отчетности [должны быть представлены все основные формы (Отчет о финансовом положении, Отчет о совокупном доходе, Отчет об изменении капитала, Отчет о движении денежных средств) и все пояснения к ним, а также раскрыта вся информация, раскрытия которой требуют бухгалтерские стандарты].
Перечисленные характеристики часто обозначают в специализированной литературе аббревиатурой CEAVOP.

Организация системы внутреннего контроля

Хозяйственные операции с точки зрения СВК осуществляются в рамках определенных бизнес-процессов (функционально взаимосвязанных мероприятий, осуществляемых персоналом компании для достижения ее целей). Для эффективной работы СВК нужно, чтобы контроль велся не только на этапе внесения данных в бухгалтерские книги, но и на всех этапах осуществления хозяйственных операций. Также необходимо наличие прозрачной и эффективной контрольной среды во всех ключевых бизнес-процессах. Соответственно, выстраивание СВК должно начинаться с анализа бизнес-процессов, где осуществляются хозяйственные операции, влияющие на контрольную среду.

Анализ бизнес-процессов

Для этого необходимо выделить главные бизнес-процессы в компании, которые непосредственно влияют на контрольную среду и являются наиболее важными для функционирования компании.
При выделении существенных бизнес-процессов следует исходить как из материальных параметров (к примеру, количества операций), так и из значимости для функционирования компании. Например, для торговой компании значимым будет управление товарно-материальными ценностями, в то время как для IT-компании данный бизнес-процесс не является ключевым.
Очевидно, что состав бизнес-процессов может отличаться в каждой компании, но есть ряд таких, что присутствуют в любой сфере деятельности: общекорпоративное управление, управление персоналом и расчеты по оплате труда, управление денежными средствами, расчеты с поставщиками, расчеты с покупателями и заказчиками, подготовка финансовой отчетности, информационные технологии.
Остановимся подробнее на бизнес-процессе "общекорпоративное управление". Он с точки зрения СВК включает в себя деятельность, создающую контрольную среду, т.е. условия, в которых рассматриваемая система функционирует. Это включает, в частности, стиль и принципы управления компанией; принципы управления рисками; организационную структуру управления; распределение ответственности и полномочий; кадровую политику и принципы управления персоналом; вопросы этики, профессионального поведения; политику в области коммуникаций внутри компании (например, от низшего звена управления к высшему звену).

Выявление и анализ рисков

Поскольку главная цель СВК в сфере подготовки финансовой отчетности - предотвращение или снижение риска искажения ее показателей, следующим этапом построения СВК является выявление и анализ рисков.
Каждый из бизнес-процессов, выделенных на первом этапе как существенный, анализируется с точки зрения основных рисков, присутствующих в бизнес-процессе. Далее оценивается степень влияния выявленных рисков на финансовую отчетность, а также вероятность возникновения ошибки.
Для выявления рисков проводится описание бизнес-процесса путем интервьюирования сотрудников, занятых в этом бизнес-процессе, а также анализ документации, которая в нем используется. Иначе говоря, описывается, как этот процесс работает, кто в нем задействован, кто и за что отвечает и какие действия выполняет, как эти действия фиксируются документально, и анализируется документооборот по бизнес-процессу. Например, при анализе бизнес-процесса "управление денежными средствами" проводится интервьюирование кассиров, главного бухгалтера, финансового директора, бухгалтера, отвечающего за учет на участке "денежные средства". При этом анализируются также документы, формирующиеся при осуществлении операций с денежными средствами.
Следующим этапом является выявление существующих видов контроля, направленных на минимизацию или предотвращение риска.
Виды контроля анализируются с точки зрения их дизайна. Если в процессе анализа выявляются слабые места в дизайне контроля или обнаруживаются риски, не покрытые контролем, разрабатываются изменения к дизайну либо вводятся дополнительные виды контроля.
Результатом анализа рисков и существующего контроля является построение так называемой матрицы рисков и контроля.
Отметим, что выявленные недостатки контроля нужно исследовать на предмет их существенности. Так, если объем операций по какой-то проблемной области невелик и его увеличение не планируется, то нет смысла тратить время на контрольные мероприятия в этой области.
После того как матрица составлена и выработаны рекомендации по изменению существующего контроля, должны быть проведены мероприятия по внедрению рекомендаций: разработка форм внутренних документов, предусмотренных в рекомендациях; внесение изменений в IT-систему (например, добавление новых пользователей с правами только на просмотр, т.е. с "аудиторской" функцией без права внесения изменений в записи), в структуру прав существующих пользователей, в другие настройки системы; перераспределение обязанностей и полномочий сотрудников; формализация процедур авторизации операций.
Чтобы процедуры контроля выполнялись регулярно (другими словами, чтобы операционная эффективность контроля была высокой), необходимо все задокументировать в виде регламентов по каждому из проанализированных бизнес-процессов исходя из функциональности.
Например, процесс "общекорпоративное управление" должен включать политику и регламенты высшего и общего уровня: кодекс этики в компании; регламент формирования и работы аудиторского комитета; регламент по кадровой политике, подбору персонала; политику конфиденциальности; регламент оценки рисков в компании; регламент коммуникаций о нарушении правил компании, конфиденциальности и т.д.; документы, определяющие лимиты полномочий руководителей разного уровня по финансовым вопросам (например, лимит утверждения оплаты расходов); регламенты, определяющие полномочия органов управления (например, положение о совете директоров).
Регламенты по бизнес-процессу "IT" должны покрывать следующие вопросы: доступ к информации; сохранение и резервное копирование данных; обновление IT-систем; защита от несанкционированного копирования; удаление пользователей из системы.
Регламенты по бизнес-процессу "подготовка финансовой отчетности" должны охватывать как минимум такие области, как: формирование учетной политики; изменение плана счетов; порядок закрытия бухгалтерских книг за отчетный период; порядок анализа изменений в законодательстве; распределение обязанностей и полномочий между финансовой и бухгалтерской службами; сверка с внешними контрагентами и с компаниями группы (при консолидации); проверка отчетности перед ее выпуском.
В целом регламенты должны отражать: полномочия и обязанности соответствующих сотрудников соответствующих подразделений; документооборот; порядок внесения изменений в регламенты; сроки и порядок хранения документации; детальное описание контрольных процедур и периодичность их выполнения.

Аудиторский след в контроле

Важным является наличие аудиторского следа в контроле (использованный термин означает, что контрольные процедуры фиксируются документально). Помимо собственно обычных первичных документов, с которыми работает бухгалтерия и которые содержат подписи уполномоченных лиц, подтверждающие авторизацию трансакции, потребуются внутренние документы, которые будут фиксировать выполнение процедур. Такими документами могут быть проверочные листы, содержащие контрольные вопросы о выполнении процедур, предусмотренных регламентами, а также подписи исполнителя и лица, осуществляющего проверку данного проверочного листа.
В контрольных листах обязательно должны быть указаны исполнитель и лицо, проверившее контрольный лист, дата заполнения и проверки листа.
Регламенты по внутреннему контролю и все внутренние формы документов к нему должны быть утверждены руководством. Для этого должен существовать отдельный регламент по утверждению регламентов и принятию изменений к ним. Также все регламенты должны быть доведены до сведения соответствующих подразделений, желательно оформить это подписями соответствующих сотрудников подразделений.

Автоматизированный контроль

Важной составляющей СВК является IT-система, используемая компанией.
После разработки дизайна СВК и ее внедрения важно обеспечить операционную эффективность СВК и постоянное выполнение контрольных процедур. Для этого необходимо документировать выполняемые процедуры и проводить мониторинговые мероприятия.
Как правило, мониторинг выполняет служба внутреннего аудита. В ее отсутствие определенные мониторинговые мероприятия могут проводиться финансовой службой. Мониторинг должен включать как полноту и постоянство выполнения контрольных процедур, так и периодический анализ соответствия существующих процедур актуальным рискам и бизнес-процессам, поскольку бизнес-процессы и риски могут с течением времени изменяться.
Резюмируя, можно выделить следующие основные моменты, влияющие на эффективность работы СВК.
Во-первых, система должна охватывать все ключевые бизнес-процессы компании, а не только непосредственно процесс подготовки отчетности. Соответственно, построение СВК должно начинаться с анализа бизнес-процессов.
Во-вторых, контроль строится на основе матрицы рисков и разрабатывается таким образом, чтобы снизить риски искажения отчетности. При этом должно учитываться, на какие характеристики отчетности влияют конкретный риск и конкретный бизнес-процесс.
В-третьих, каждый вид контроля должен быть продуман с точки зрения его дизайна, т.е. изначальной способности минимизировать риски, при условии, что все контрольные процедуры выполняются, как задумано. Предпочтение по возможности должно отдаваться превентивному автоматизированному контролю.
В-четвертых, дизайн контроля должен быть задокументирован в регламентах, которые должны содержать детальное описание контрольных процедур, полномочия и обязанности вовлеченных лиц, формы документов, используемых в контрольных процедурах, а также график документооборота.
В-пятых, для обеспечения операционной эффективности СВК все контрольные процедуры должны документироваться. Необходимы мониторинговые мероприятия, направленные на проверку постоянства выполнения контрольных процедур.
В-шестых, мониторинг должен включать периодический анализ СВК на предмет устаревания дизайна, т.е. определение степени соответствия действующих видов контроля актуальным бизнес-процессам.

Литература

1. National intstrument 52-109 - Certification of Disclosure in Issuers" Annual and Interim Filings // http://www.osc.gov.on.ca (дата обращения 27 октября 2015 г.).
2. Sarbanes-Oxley Act // http://www.soxlaw.com (дата обращения 27 октября 2015 г.).
3. International standard on auditing 240 "The Auditor"s Responsibilities Relating to Fraud in an Audit of Financial Statements" // https://www.frc.org.uk (дата обращения 27 октября 2015 г.).

Порядок организации и проведения внутреннего финансового контроля в учреждении должен быть закреплен в его учетной политике. В статье на примере рассмотрены структура и основные разделы положения о внутреннем контроле в организации.

В силу ст. 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и п. 6 Инструкции № 157н учреждения силовых ведомств обязаны организовать у себя внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Внутренний финансовый контроль направлен на создание системы соблюдения законодательства РФ в сфере финансовой деятельности, внутренних процедур составления и исполнения бюджета, повышение качества составления и достоверности бюджетной отчетности и ведения бюджетного учета, а также на повышение результативности использования средств федерального бюджета. Порядок осуществления такого контроля должен быть утвержден при формировании учреждением своей учетной политики. О том, что должно содержать такое положение, поговорим в статье.

Еще раз отметим, что порядок организации и проведения внутреннего финансового контроля в учреждении должен быть закреплен в его учетной политике. При этом учреждение может сформировать свою учетную политику путем издания отдельных нормативных актов.

Порядок организации и проведения финансового контроля может быть оформлен отдельным приказом.

Внутренний финансовый контроль может осуществляться следующими путями:

  • в учреждении создается структурное подразделение (отдел внутреннего финансового контроля с подчинением руководителю учреждения) либо вводится должность ревизора (также с непосредственной подчиненностью руководителю учреждения);
  • в учреждении создается постоянно действующая комиссия, на которую будет возложено осуществление данного контроля;
  • осуществление внутреннего финансового контроля возлагается на работников структурных подразделений учреждения (например, на работников финансовых и кадровых служб). В такой ситуации внутренний контроль будет вестись в рамках предварительных и текущих контрольных мероприятий.

Выбор варианта построения контроля зависит от предполагаемого объема работ, финансовых и организационных возможностей учреждения (не всегда есть возможность вводить дополнительные ставки), структурных особенностей учреждения, компетентности специалистов и т. д.

При этом внутренний финансовый контроль должен включать в себя следующие его виды.

Вид контроля

Описание

Предварительный контроль

Такой контроль должен осуществляться перед совершением хозяйственных операций. Он позволяет определить, насколько целесообразной и правомерной будет та или иная операция. Так, контрольными мероприятиями, относящимися к предварительному контролю, являются анализ соответствия заключаемых договоров утвержденному плану финансово-хозяйственной деятельности, проверка бюджетной, финансовой, статистической, налоговой и другой отчетности до ее утверждения или подписания и т. д.

Текущий контроль

Данный вид контроля заключается в проведении повседневного анализа соблюдения процедур исполнения бюджета, составления бюджетной (бухгалтерской) отчетности и ведения бюджетного (бухгалтерского) учета, оценке эффективности и результативности расходования денежных средств для достижения целей, задач и целевых прогнозных показателей подразделениями учреждения (филиалами и представительствами)

Последующий контроль

Этот контроль проводится по итогам совершения хозяйственных операций путем анализа и проверки бухгалтерской документации и отчетности, осуществления инвентаризаций и иных необходимых процедур

Таким образом, предварительный и текущий контроль будут вестись непосредственно работниками учреждения в рамках осуществления ими своих должностных обязанностей, а последующий контроль может проводиться как отделом контроля (ревизором), так и комиссией по внутреннему контролю.

В идеале необходимо сделать так, чтобы в учреждении осуществлялись все типы контроля:

  • установить процедуры согласования определенной документации как с юридическими службами и другими заинтересованными подразделениями, так и с соответствующими заместителями руководителя учреждения;
  • возложить на работников финансовых и других служб обязанность осуществления текущего контроля за составляемой ими финансовой документацией;
  • создать в учреждении отдел финансового контроля (ввести должность ревизора) или комиссию по осуществлению финансового контроля.

Структурные подразделения учреждения организуют внутренний финансовый контроль на следующих уровнях:

  • уровень сотрудника – контрольные функции исполняются в рамках должностных обязанностей в соответствии с принципами системности, непрерывности, оперативности и массовости;
  • уровень структурного подразделения – регулярные операции и процедуры внутреннего финансового контроля проводятся сотрудниками отдела, сотрудниками, старшими по должности, и начальниками отделов.

Выбранный способ осуществления контроля необходимо закрепить в положении о порядке осуществления внутреннего финансового контроля, при этом деятельность отдела внутреннего контроля (ревизора) будет регламентироваться также положением об отделе внутреннего контроля.

К сведению

Данный документ утверждается приказом руководителя учреждения и является важным правовым актом, определяющим порядок образования, правовое положение, обязанности, организацию работы отдела внутреннего контроля (ревизора).

Разграничение полномочий и ответственности органов, задействованных в функционировании системы внутреннего контроля, определяется внутренними документами учреждения, в том числе положениями о соответствующих структурных подразделениях, а также организационно-распорядительными документами учреждения и должностными инструкциями работников.

При разработке названных документов необходимо установить права и обязанности проверяющих и сотрудников отделов, которых будут затрагивать проверки.

Утверждаю

Руководитель учреждения

________________ / И. И. Иванов /

Положение о внутреннем финансовом контроле

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с законодательством РФ (Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению») и уставом учреждения. Положение о внутреннем финансовом контроле устанавливает единые цели, правила и принципы организации и проведения мероприятий внутреннего финансового контроля в учреждении.

1.2. Целями внутреннего финансового контроля являются подтверждение достоверности бюджетного учета и отчетности учреждения, соблюдение действующего законодательства РФ, регулирующего порядок осуществления финансово-хозяйственной деятельности. Система внутреннего контроля призвана обеспечить:

  • точность и полноту документации бухгалтерского учета;
  • своевременность подготовки достоверной бухгалтерской отчетности;
  • предотвращение ошибок и искажений;
  • исполнение приказов и распоряжений руководителя учреждения;
  • выполнение планов финансово-хозяйственной деятельности (бюджетной сметы) учреждения;
  • сохранность имущества учреждения.

1.3. Задачами внутреннего контроля являются:

  • установление соответствия проводимых финансовых операций в части финансово-хозяйственной деятельности и их отражения в бюджетном учете и отчетности требованиям нормативных правовых актов;
  • установление соответствия осуществляемых операций регламентам, полномочиям сотрудников;
  • соблюдение установленных технологических процессов и операций при осуществлении функциональной деятельности;
  • анализ системы внутреннего контроля учреждения, позволяющий выявить существенные аспекты, влияющие на ее эффективность.

1.4. Внутренний контроль в учреждении должен основываться на следующих принципах:

  • принцип законности – неуклонное и точное соблюдение всеми субъектами внутреннего контроля норм и правил, установленных нормативным законодательством РФ;
  • принцип независимости – субъекты внутреннего контроля при выполнении своих функциональных обязанностей независимы от объектов внутреннего контроля;
  • принцип объективности – внутренний контроль осуществляется с использованием фактических документальных данных в порядке, установленном законодательством РФ, путем применения методов, обеспечивающих получение полной и достоверной информации;
  • принцип ответственности – каждый субъект внутреннего контроля за ненадлежащее выполнение контрольных функций несет ответственность в соответствии с законодательством РФ;
  • принцип системности – проведение контрольных мероприятий всех сторон деятельности объекта внутреннего контроля и его взаимосвязей в структуре управления.

1.5. При осуществлении мероприятий внутреннего контроля лица, его проводящие, могут использовать:

  • общенаучные методические приемы контроля (анализ, синтез, индукцию, дедукцию, редукцию, аналогию, моделирование, абстрагирование, эксперимент и др.);
  • эмпирические методические приемы контроля (инвентаризацию, контрольные замеры работ, контрольные запуски оборудования, формальную и арифметическую проверки, встречную проверку, способ обратного счета, метод сопоставления однородных фактов, служебное расследование, экспертизы различных видов, сканирование, логическую проверку, письменный и устный опросы и др.);
  • специфические приемы смежных экономических наук (приемы экономического анализа, экономико-математические методы, методы теории вероятностей и математической статистики).

1.6. Внутренний контроль в учреждении могут осуществлять:

2. Организация внутреннего финансового контроля

2.1. Внутренний финансовый контроль в учреждении осуществляется в формах предварительного, текущего и последующего контроля.

2.1.1. Предварительный контроль осуществляется до начала совершения хозяйственной операции. Он позволяет определить, насколько целесообразной и правомерной будет та или иная операция. Предварительный контроль осуществляют руководитель учреждения, его заместители, и сотрудники юридического отдела. В рамках предварительного контроля проводятся следующие действия:

  • контроль за составлением финансово-плановых документов (расчетов потребности в финансовых средствах, плана финансово-хозяйственной деятельности и др.). Данные действия осуществляются руководителем, главным бухгалтером;
  • их визирование, согласование и урегулирование разногласий;
  • проверка и визирование проектов договоров (контрактов) специалистами юридической службы и главным бухгалтером;
  • предварительная экспертиза документов (решений), связанных с расходованием финансовых и материальных средств, осуществляемая консультантом по финансам и экономике, главным бухгалтером, руководителями подразделений, комиссией по внутреннему контролю.

2.1.2. Текущий контроль заключается в проведении повседневного анализа соблюдения процедур исполнения бюджета, составления бюджетной (бухгалтерской) отчетности и ведения бюджетного (бухгалтерского) учета, осуществлении мониторингов целевого расходования средств областного (федерального или муниципального) бюджета подведомственными учреждениями, оценке эффективности и результативности расходования средств бюджета для достижения целей, задач и целевых прогнозных показателей подразделениями управления, подведомственными учреждениями.

В ходе текущего контроля осуществляются следующие мероприятия:

  • проверка расходных денежных документов до их оплаты (расчетно-платежных ведомостей, платежных поручений, счетов и т. п.). Фактом контроля является разрешение документов к оплате;
  • проверка наличия денежных средств в кассе;
  • проверка полноты оприходования полученных в банке наличных денежных средств;
  • проверка наличия у подотчетных лиц полученных под отчет денежных средств и (или) оправдательных документов;
  • контроль за взысканием дебиторской и погашением кредиторской задолженности;
  • сверка аналитического учета с синтетическим учетом (оборотная ведомость);
  • проверка фактического наличия материальных средств.

Ведение текущего контроля осуществляется на постоянной основе специалистами отделов бухгалтерского учета и отчетности учреждения, экономического отдела, заместителем руководителя учреждения, ответственным за финансово-экономический блок, комиссией по внутреннему контролю.

2.1.3. Последующий контроль проводится по итогам совершения хозяйственных операций. Он осуществляется путем анализа и проверки бухгалтерской документации и отчетности, проведения инвентаризаций и иных необходимых процедур. Для проведения последующего контроля в учреждении создается комиссия по внутреннему контролю, состав которой определяется в приложении к данному Положению. Состав комиссии может меняться.

Методами последующего контроля являются:

  • внезапная ревизия кассы;
  • проверка поступления, наличия и использования денежных средств в учреждении;
  • документальные проверки (ревизии) завершенных операций финансово-хозяйственной деятельности учреждения.

Система контроля состояния бюджетного (бухгалтерского) учета включает в себя проверку:

  • соблюдения требований законодательства РФ, регулирующего порядок осуществления финансово-хозяйственной деятельности;
  • точности и полноты составления документов и регистров бухгалтерского учета;
  • предотвращения возможных ошибок и искажений в учете и отчетности;
  • исполнения приказов и распоряжений руководства;
  • сохранности финансовых и нефинансовых активов учреждения.

2.2. Последующий контроль осуществляется путем проведения как плановых, так и внеплановых проверок. Плановые проверки проводятся с периодичностью, установленной планом проверок, утвержденным руководителем учреждения.

Основными объектами плановой проверки являются:

  • соблюдение законодательства РФ, регулирующего порядок ведения бухгалтерского учета, и норм учетной политики;
  • правильность и своевременность отражения всех хозяйственных операций в бюджетном учете;
  • полнота и правильность документального оформления операций;
  • своевременность и полнота проведения инвентаризаций;
  • достоверность отчетности.

В ходе проведения внеплановой проверки осуществляется контроль по вопросам, в отношении которых есть информация о возможных нарушениях.

2.3. Лица, ответственные за проведение проверки, осуществляют анализ выявленных нарушений, определяют их причины и разрабатывают предложения для принятия мер по их устранению и недопущению в дальнейшем.

Результаты проведения предварительного и текущего контроля оформляются в виде служебных записок на имя руководителя учреждения, которые могут содержать перечень мероприятий по устранению недостатков и нарушений, если таковые были выявлены, а также рекомендации по недопущению возможных ошибок.

2.4. Результаты проведения последующего контроля оформляются в виде акта, который подписывается всеми членами комиссии и направляется с сопроводительной служебной запиской руководителю учреждения. Акт проверки должен включать в себя следующие сведения:

  • программу проверки (утверждается руководителем учреждения);
  • характер и состояние систем бухгалтерского учета и отчетности;
  • виды, методы и приемы, применяемые в процессе проведения контрольных мероприятий;
  • анализ соблюдения законодательства РФ, регламентирующего порядок осуществления финансово-хозяйственной деятельности;
  • выводы о результатах проведения контроля;
  • описание принятых мер и перечень мероприятий по устранению недостатков и нарушений, выявленных в ходе последующего контроля, рекомендации по недопущению возможных ошибок.

Работники учреждения, допустившие недостатки, искажения и нарушения, в письменной форме представляют руководителю учреждения объяснения по вопросам, относящимся к результатам проведения контроля.

2.5. По результатам проведения проверки главный бухгалтер учреждения (или лицо, уполномоченное руководителем учреждения) разрабатывает план мероприятий по устранению выявленных недостатков и нарушений с указанием сроков и ответственных лиц, который утверждается руководителем учреждения.

По истечении установленного срока главный бухгалтер незамедлительно информирует руководителя учреждения о выполнении мероприятий или их неисполнении с указанием причин неисполнения.

3. Субъекты внутреннего контроля

3.1. В систему субъектов внутреннего контроля входят:

  • руководитель учреждения и его заместители;
  • комиссия по внутреннему контролю;
  • руководители и работники учреждения на всех уровнях;
  • сторонние организации или внешние аудиторы, привлекаемые для целей проверки финансово-хозяйственной деятельности учреждения.

3.2. Разграничение полномочий и ответственности органов, задействованных в функционировании системы внутреннего контроля, определяется внутренними документами учреждения, в том числе положениями о соответствующих структурных подразделениях, а также организационно-распорядительными документами учреждения и должностными инструкциями работников.

4. Права и обязанности субъектов контроля

4.1. В ходе осуществления внутреннего финансового контроля субъекты контроля имеют право:

  • на доступ к документам, базам данных и регистрам, непосредственно связанным с вопросами проведения контрольного мероприятия;
  • на получение информации по вопросам, включенным в программу контрольного мероприятия;
  • на получение от должностных лиц учреждения письменных объяснений по вопросам, входящим в программу контрольного мероприятия;
  • на беспрепятственный допуск (с соблюдением установленного порядка) во все служебные помещения субъекта внутреннего контроля;
  • на расширение круга направлений (вопросов) проверки в случае необходимости такого расширения при выполнении основного задания.

4.2. Субъекты контроля обязаны:

  • обладать необходимыми профессиональными знаниями и навыками;
  • исполнять обязанности, предусмотренные должностными инструкциями и положением о структурном подразделении;
  • соблюдать при осуществлении своей деятельности требования законодательства РФ;
  • обеспечивать сохранность и возврат полученных в объекте внутреннего контроля оригиналов документов;
  • соблюдать конфиденциальность полученной информации в связи с исполнением должностных обязанностей;
  • оформлять материалы проверки в соответствии с установленными требованиями.

5. Ответственность

5.1. Субъекты внутреннего контроля в рамках своей компетенции и в соответствии со своими функциональными обязанностями несут ответственность за разработку, документирование, внедрение, мониторинг и развитие внутреннего контроля во вверенных им сферах деятельности.

5.2. Ответственность за организацию и функционирование системы внутреннего контроля возлагается на заместителя руководителя учреждения, ответственного за финансово-экономический блок.

5.3. Лица, допустившие недостатки, искажения и нарушения, несут дисциплинарную ответственность в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ.

6. Оценка состояния системы финансового контроля

6.1. Оценка эффективности системы внутреннего контроля в учреждении осуществляется субъектами внутреннего контроля и рассматривается на специальных совещаниях, проводимых руководителем учреждения.

6.2. Непосредственная оценка адекватности, достаточности и эффективности системы внутреннего контроля, а также контроль за соблюдением процедур внутреннего контроля осуществляются комиссией по внутреннему контролю.

В рамках указанных полномочий комиссия по внутреннему контролю представляет руководителю учреждения результаты проверок эффективности действующих процедур внутреннего контроля и (в случае необходимости) разработанные совместно с главным бухгалтером предложения по их совершенствованию.

7. Заключительные положения

7.1. Все изменения и дополнения к настоящему Положению утверждаются руководителем учреждения.

7.2. Если в результате изменения действующего законодательства РФ отдельные статьи настоящего Положения вступят с ним в противоречие, эти статьи утрачивают силу и преимущественную силу имеют положения действующего законодательства РФ.

Приложение 1

Комиссия по внутреннему контролю

Приложение 2

к Положению о внутреннем финансовом контроле

План проведения ревизий и проверок финансово-хозяйственной деятельности

Наименование проверяемого вопроса (объекта проверки)

Проверяемый период

Срок проведения

Ответственное лицо

Проверка сохранности денежных средств и бланков строгой отчетности

Проверка правильности расчетов с бюджетом, налоговыми органами, внебюджетными фондами и контрагентами

Ежемесячно в последний рабочий день месяца

Председатель комиссии по внутреннему контролю

Соблюдение установленного порядка выдачи авансов под отчет

Ежеквартально в последний рабочий день месяца

Председатель комиссии по внутреннему контролю

Проверка наличия актов сверки с поставщиками и подрядчиками

Полугодие

Председатель комиссии по внутреннему контролю

Инвентаризация активов

Ежегодно перед составлением годовых отчетных форм

Председатель комиссии по внутреннему контролю

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

В настоящее время особую актуальность приобретают вопросы организации и осуществления внутреннего контроля. Так, в ст. 19 «Внутренний контроль» Федерального закона от 6 декабря 2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» указано что:

    Экономический субъект обязан организовывать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни.

    Экономический субъект, бухгалтерская (финансовая) отчетность которого подлежит обязательному аудиту, обязан организовывать и осуществлять внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (за исключением случаев, когда его руководитель принял обязанность ведения бухгалтерского учета на себя) .

Также отметим перечень случаев обязательного аудита, так как Федеральный закон от 30.12.2008 №307-ФЗ «Об аудиторской деятельности» подчеркивает, что именно эти организации обязаны осуществлять контроль ведения учета и составления отчетности . Случаи обязательного аудита отмечены, прежде всего, в ст. 5 307-ФЗ, согласно которой обязательный аудит проводится в следующих случаях:

  • если организация имеет организационно-правовую форму открытого акционерного общества;
  • если ценные бумаги организации допущены к обращению на организованных торгах;
  • если организация является кредитной организацией, бюро кредитных историй, профессиональным участником рынка ценных бумаг, страховой организацией, клиринговой организацией, обществом взаимного страхования, организатором торговли, негосударственным пенсионным или иным фондом, акционерным инвестиционным фондом, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда (за исключением государственных внебюджетных фондов);
  • если объем выручки от продажи продукции (продажи товаров, выполнения работ, оказания услуг) организации (за исключением органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений, государственных и муниципальных унитарных предприятий, сельскохозяйственных кооперативов, союзов этих кооперативов) за предшествовавший отчетному год превышает четыреста миллионов рублей или сумма активов бухгалтерского баланса по состоянию на конец предшествовавшего отчетному года превышает шестьдесят миллионов рублей;
  • если организация (за исключением органа государственной власти, органа местного самоуправления, государственного внебюджетного фонда, а также государственного и муниципального учреждения) представляет и/или публикует сводную (консолидированную) бухгалтерскую (финансовую) отчетность;
  • в иных случаях, установленных федеральными законами .

Следовательно, данные организации обязаны осуществлять внутренний контроль ведения учета и составления отчетности .

Также на экономическом субъекте необходимо осуществлять внутренний контроль эффективности долгосрочных решений, основой которого являются расчет и оценка статических и динамических показателей. При этом наиболее актуальными являются методы, учитывающие временную ценность денег - динамические (дисконтированные) методы (табл. 1).

Таблица 1. Статические и динамические методы оценки инвестиционных проектов

Внутренний контроль достижения операционных и финансовых показателей

Для организации внутреннего контроля достижения операционных и финансовых показателей необходимо проводить сравнение с запланированными показателями бюджета организации в разрезе операционного и финансового бюджетов (рис. 4).

Рисунок 4. Система бюджетов для внутреннего контроля достижения показателей

Анализ необходимо проводить методами сравнения, перечисленными выше, а также методами факторного анализа путем поиска причин выявленных отклонений от запланированных показателей.

Внутренний контроль ведения учета и составления отчетности

Общая последовательность внутреннего контроля ведения учета, составления отчетности, по мнению автора, «технически» и методически не отличается от принципов осуществления внешнего контроля и может быть представлена последовательностью, приведенной на рисунке 5.

Рисунок 5. Внутренний контроль ведения учета, составления отчетности

Как и при проведении внешней проверки, при осуществлении внутреннего контроля проверку необходимо тщательно спланировать, сформировать массив информации, подлежащий проверке (осуществлять проверку сплошным порядком экономически нецелесообразно). Для разных целей необходимо сформировать предельно допустимую величину ошибки для разных групп пользователей в виде существенности.

При осуществлении проверки необходимо провести тестирование средств внутреннего контроля и процедуры проверки по существу в отношении каждой предпосылки составления финансовой отчетности.

Формирование отчетов (состав, структура, периодичность представления) должно регламентироваться внутренними документами экономического субъекта. Более подробно на формировании процедур контроля мы остановимся при описании элементов системы внутреннего контроля.

Внутренний контроль соблюдения законодательства

Внутренний контроль соблюдения законодательства, заключающийся в контроле соблюдения нормативно-правовых актов, нельзя рассматривать отдельно от контроля ведения бухгалтерского учета экономического субъекта, так как практически все хозяйственные операции находят в нем свое отражение.

Поэтому при осуществлении данного направления контроля необходимо проверить, соблюдается ли в организации четырехуровневая система ведения учета и составления отчетности экономического субъекта, законы, кодексы, ПБУ, план счетов, методические рекомендации, разъяснения, локальные нормативно-правовые акты.

Список литературы:

  1. Федеральный закон от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
  2. Федеральный закон от 30.12.2008 №307-ФЗ «Об аудиторской деятельности».
  3. Федеральный закон от 07.08.2001 №115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма».
  4. Постановление Правительства РФ от 30.06.2012 №667 «Об утверждении требований к правилам внутреннего контроля, разрабатываемым организациями, осуществляющими операции с денежными средствами или иным имуществом (за исключением кредитных организаций), и индивидуальными предпринимателями, и о признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации».
  5. Информация Минфина России №ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
  6. Информация Минфина России №ПЗ-11/2013 «Организация и осуществление экономическим субъектом внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности».
  7. Письмо ФНС России от 16.07.2013 №АС-4-2/12705 «О рекомендациях по проведению камеральных налоговых проверок».
  8. ФПСАД №8 «Понимание деятельности аудируемого лица, среды, в которой она осуществляется, и оценка рисков существенного искажения аудируемой финансовой (бухгалтерской) отчетности».
  9. ФПСАД №11 «Применимость допущения непрерывности деятельности аудируемого лица».
  10. ФПСАД №20 «Аналитические процедуры».
  11. ФСАД 5/2010 «Обязанности аудитора по рассмотрению недобросовестных действий в ходе аудита».
  12. Бахрушина М.А. Бухгалтерский управленческий учет. Учеб. для студентов вузов, обучающихся по экономическим специальностям. 8-е изд., испр. М.: Омега-Л, 2010.
  13. Егорова И.С. Особенности формирования профессионального языка в аудиторской деятельности / И. Егорова // Аудиторские ведомости. 2014. №4.
  14. Егорова И.С. Применение CVP-анализа для оценки непрерывности деятельности аудируемого лица // Международный бухгалтерский учет. 2014. №12.
© 2024 Все о получении кредита. Информационный портал