Учет кассовых операций в организациях. Какими первичными учетными документами оформляются кассовые операции. Организация работы кассы
Для учета наличия и движения денежных средств в кассе предприятия используется активный счет 50 «Касса».
Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца; оборот по дебету - суммы, поступившие наличными в кассу, а по кредиту - суммы, выданные наличными.
К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:
- 50-1 «Касса организации»
- 50-2 «Операционная касса»
- 50-3 «Денежные документы» и др.
Субсчет 50-1 предназначен для учета денежных средств в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, к счету 50 должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.
Субсчет 50-2 предназначен для учета и движения денежных средств в кассах товарных контор и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов, кассах отделений связи и т.п.
Субсчет 50-3 предназначен для учета находящихся в кассе организации почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов и др. денежных документов. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.
Основание для записей по счету 50 служат отчеты кассира.
Для учета кассовых операций в бухгалтерии ведут специальные регистры: журнал ордер № 1 и ведомость №1 по счету 50 «Касса». В журнале - ордере №1 кассовые операции записываются по кредиту счета 50 «Касса».
Основанием для заполнения журнала ордера №1 и ведомости №1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов. Однако при незначительном количестве кассовых документов допускается записи операций в регистры производить не ежедневно, а за 3-5 дней, в целом по нескольким отчетам кассира. В этом случае в графе «Дата» указывается начальные и конечные числа, за которые производятся записи .
Итоги за день в разрезе корреспондирующих счетов устанавливаются путем подсчета сумм однородных операций, отраженных в кассовом отчете или приложенных к нему документах, согласно бухгалтерской разметке, предварительно проставляемой в отчете кассира или на документах.
Остаток средств в кассе приводится в ведомости только на начало и конец месяца. На протяжении месяца для контроля оперативных целей используется данные об остатках средств, показанные в отчетах кассира.
Для учета операций с наличной иностранной валютой создается специальная касса. Бухгалтерский учет кассовых операций в иностранной валюте ведется в общем порядке, установленном Центральным банком Российской Федерации. Материально ответственным лицом, ответственным за учетное отражение движения валюты, является кассир. С ним заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Кассам устанавливается лимит в иностранных валютах. Организации получают валютные средства для оплаты служебных командировочных расходов. Выплата и расходование валюты на другие цели запрещается (исключение из общего порядка предусмотрено только для туристических фирм).
Для учета операций с наличной иностранной валютой не открывают отдельную кассовую книгу, так как согласно порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации каждая организация может вести только одну кассовую книгу.
Прием наличной валюты и ее выдача из кассы осуществляются по правильно оформленным приходным и расходным ордерам по видам валют. Учет движения валюты должен вестись в рублях на основании пересчета иностранной валюты по курсу ЦБ РФ на дату совершения операции. Датой совершения кассовых операций с иностранной валютой считается дата оприходования или выдачи денежных знаков из кассы организации.
Учет движения наличной валюты ведут в двух оценках - в валюте и в рублях. Определение курсовых разниц может производиться в течение месяца по мере изменения курса иностранных валют либо в общем порядке на даты поступления или выбытия валюты.
Отдельного бухгалтерского счета для учета поступления и расходования валюты не предусмотрено, поэтому к счету 50 «Касса» открывают самостоятельный субсчет «Касса в иностранной валюте» .
При наличии иностранной валюты в кассе организации может изменяться курс валюты и возникает необходимость пересчета валюты по изменившемуся курсу с определением курсовой разницы. Отражение курсовой разницы можно оформить бухгалтерской справкой. В случаях роста курса валюты кассир на основании бухгалтерской справки делает запись в кассовой книге в графе «Приход», а при падении курса - в графе «Расход» (бухгалтерские справки прикладываются к отчету кассира вместе с другими оправдательными документами). На счетах бухгалтерского учета эти операции отражаются:
ь при росте курса валюты -
Д-т 50 «Касса», субсчет «Касса в иностранной валюте»
К-т 91 « Прочие доходы и расходы ».
ь при падении курса валюты -
Д-т 91 «Прочие доходы и расходы»
К-т 50 «Касса», субсчет «Касса в иностранной валюте».
Но можно избежать отражения в бухгалтерском учете операций по пересчету валюты в кассовой книге. Такого отражения не будет, если выдавать валюту подотчетным лицам в день ее получения из банка и сдавать в банк в день ее возврата в кассу организации.
В кассе организации помимо наличных денежных средств хранятся документы строгой отчетности (денежные документы, ценные бумаги, бланки строгой отчетности). К денежным документам относятся почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, проездные билеты на транспорт, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы, которые подлежат учету по фактической стоимости приобретения на сете 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы». Денежные документы хранятся в несгораемом шкафу кассы организации до передачи по назначению. Лицом, материально ответственным за хранение денежных документов, является кассир организации .
Бланки строгой отчетности - это документы определенной формы, в которых предусмотрены необходимые реквизиты. Их унифицированная форма способствует ускорению и упрощению процессов составления документов.
К бланкам строгой отчетности План счетов бухгалтерского учета относит квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товарно-сопроводительных документов и тому подобное. Они учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке до момента выдачи под отчет .
Поступление наличных денег в кассу отражаются следующими бухгалтерскими проводками :
Получены наличные деньги со счетов в банках:
Дебет 50 «Касса»
Кредит 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках»
Поступления наличных денег от реализации продукции:
Дебет 50 «Касса»
Кредит 43 «Готовая продукция»
Возврат в кассу ранее выданных авансов, излишне выплаченных сумм заработной платы, неизрасходованных подотчетных сумм:
Дебет 50 «Касса»
Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Поступления наличных денег в погашение задолженности по материальному ущербу и очередным платежам работников, по вкладам в уставный капитал предприятия и т.д.:
Дебет 50 «Касса»
Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,75 «Расчеты с учредителями», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами »
Поступление в кассу процентов по векселям, дивидендов по ценным бумагам, доходов от долевого участия в других организациях:
Дебет 50 «Касса»
Кредит 99 «Прибыли и убытки»
Получены наличными краткосрочные и долгосрочные кредиты банков:
Дебет 50 «Касса»
Кредит 66 «Краткосрочные кредиты банков», 67 «Долгосрочные кредиты банков»
Выбытие наличных денег оформляются следующими бухгалтерскими проводками:
1) Оплачены из кассы расходы по приобретению оборудования, требующего монтажа, объектов основных средств, материалов, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы (МБП), товаров, а также расходы основных и вспомогательных цехов общепроизводственного и общехозяйственного назначения, обслуживающих производств и хозяйств, будущих периодов, коммерческие расходы, затраты на реализации готовой продукции, основных средств, прочих активов:
Дебет 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внеоборотные активы», 10 «Материалы», 41 «Товары», 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»
Кредит 50 «Касса»
2) Сданы в кассу денежные средства для зачисления на расчетный и валютный счета:
Дебет 51 «Расчетный счет»,52 «Валютный счет»
Кредит 50 «Касса»
3) Оплачены наличными краткосрочные и долгосрочные финансовые вложения, задолженность поставщикам и по авансам полученным, различным внебюджетным фондам, бюджету, по отчислениям в социальные фонды:
Дебет 58 «Краткосрочные финансовые вложения», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 68 «Расчеты по налогам и сборам», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»
Кредит 50 «Касса»
4) Выданы из кассы заработная плата, подотчетные суммы, займы работникам, начисленные дивиденды сторонним работникам, суммы по исполнительным документам:
Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»,71 «Расчеты с подотчетными лицами»,73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,75 «Расчеты с учредителями»,76 «Расчеты с дебиторами и кредиторами»
Кредит 50 «Касса»
6) Оплачены из кассы некомпенсируемые расходы, связанные со стихийными бедствиями:
Дебет 99 «Прибыли и убытки»
Кредит 50 «Касса»
7) Выданы из кассы суммы единовременной помощи работникам и другие выплаты:
Дебет 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» Кредит 50
8) Погашена задолженность по кредитам и заемным обязательствам наличными:
Дебет 66 «Краткосрочные кредиты банков»,67 «Долгосрочные кредиты банков»
Введение
В процессе хозяйственной деятельности предприятия постоянно ведут расчеты с поставщиками за приобретенные у них основные средства, сырье, материалы и другие товарно-материальные ценности и оказанные услуги; с покупателями за купленные ими товары, с кредитными учреждениями по ссудам и другим финансовым операциям; с бюджетом и налоговыми органами по различного рода платежам, с другими организациями и лицами по разным хозяйственным операциям.
Поэтому важное значение для благополучия предприятий имеет своевременность денежных расчетов, тщательно поставленный учет кредитных и расчетных операций.
Этим и занимается бухгалтерский учет денежных средств, целью которого является контроль за соблюдением кассовой и расчетной дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств и кредитов, обеспечение сохранности денежной наличности и документов в кассе. В условиях рыночной экономики бухгалтер должен исходить из принципа, что умелое использование денег и денежных средств само по себе может приносить предприятию дополнительный доход. Поэтому нужно постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения прибыли (в депозиты банков, акции и облигации сторонних предприятий, инвестиционные фонды и т.д.).
Актуальность и значимость этих вопросов и повлияли на выбор мною данной темы.
Целью работы является изучение организации бухгалтерского учета денежных средств согласно требованиям и нормам, установленным Законодательством Российской Федерации, на примере компании ООО "Окна" и разработка предложений по его совершенствованию.
Учет кассовых операций
Кассовыми операциями называются операции с наличными денежными
средствами, осуществляемые организациями с физическими и юридическими лицами.
Правила работы с наличными денежными средствами определены Центральным банком Российской Федерации. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением совета директоров Центрального банка России 22 сентября 1993 г. (с учетом последующих изменений), устанавливает правила приема, хранения, выдачи наличных денег и оформления кассовых документов, порядок ведения кассовой книги и контроля за соблюдением кассовой дисциплины.
Порядок проведения кассовых операций
Кассовые операции выполняет кассир. Его должность предусматривается в штате предприятия. С ним заключается договор о полной материальной ответственности. На небольших предприятиях, не имеющих в штате кассира, его обязанности может выполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора о полной материальной ответственности. Кассир отвечает за сохранность денежных средств в кассе и несет полную материальную ответственность за причиненный ущерб. Ему запрещается передоверять исполнение своих обязанностей другим лицам. Если возникает необходимость в его временной замене (по болезни или другим причинам), исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия. С этим работником также заключается договор о полной материальной ответственности.
Касса организации должна находиться в изолированном помещении, куда запрещается доступ лицам, не имеющим отношения к работе кассы. Двери в помещение кассы во время проведения операций необходимо закрывать с внутренней стороны. Деньги и другие ценности должны храниться в несгораемых металлических шкафах (в отдельных случаях -- в обычных). По окончании работы кассы они закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи и печать запрещается оставлять без присмотра, передавать посторонним лицам и изготавливать неучтенные их дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах хранятся у руководителя предприятия.
Кроме того, Порядком ведения кассовых операций в РФ предусмотрены единые требования по техническому укреплению помещения кассы, оборудованию его средствами охранной и охранно-пожарной сигнализации, даны рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке. Все предприятия, организации и учреждения (далее -- предприятия) без исключения, независимо от формы собственности, должны хранить денежные средства в банках. В то же время предприятиям разрешается в определенных размерах иметь деньги в кассе и использовать их на текущие расходы -- например, для расчетов наличными за покупку материальных ценностей, предметов для хозяйственных нужд. С этой целью банки устанавливают предприятиям по согласованию с их руководителями лимит остатка наличных денег в кассе. Для установления лимита организация представляет в банк, в котором ему открыт расчетный счет, специальный расчет по установленной форме. Лимит устанавливается с учетом особенностей хозяйственной деятельности предприятия, сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков и условий их хранения. Так, для организаций, имеющих денежную выручку наличными деньгами и сдающих денежные средства в учреждения банков ежедневно в конце рабочего дня, лимит устанавливается в размерах, которые могут обеспечить нормальную работу предприятия с утра следующего дня. А для тех организаций, которые имеют денежную выручку, но сдают денежные средства в учреждения банков на следующий день, лимит определяется в размере среднедневной выручки наличными деньгами. Если же организация, имеющая денежную выручку в наличных деньгах, сдает их в банк не ежедневно, то размер лимита устанавливается в зависимости от суммы выручки и сроков сдачи. Организациям, не имеющим наличной денежной выручки, лимит определяется в пределах среднедневного расхода наличных денег. Лимит остатка наличных денежных средств в кассе означает, что остаток на конец каждого дня не может превышать установленный размер. Однако обороты по кассе, т.е. размер поступивших и выданных в течение дня денежных средств, не ограничивается этим лимитом. Но все суммы наличных денег, превышающие установленный лимит остатка, должны быть сданы в банк. Следует иметь в виду, что в установленный лимит остатка по кассе не включаются те денежные средства, которые получены организацией из банка на выплату заработной платы, стипендий, пособий по социальному страхованию, командировочные расходы. Эти сверхлимитные средства выдаются из банка целевым назначением (т.е. могут быть израсходованы только на те цели, которые указаны в чеке при получении денег в банке) и для них установлены свои сроки хранения -- не более трех рабочих дней, включая день получения денег в банке, а для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, -- пять дней. Если полученные денежные средства не выданы в установленные сроки, на следующий день они должны быть сданы в банк. В течение года лимит остатка по кассе может быть пересмотрен по просьбе предприятия с учетом изменившихся условий работы.
Порядок приема и выдачи денежных средств. Наличные деньги могут поступать в кассу организации при получении их в банке по чеку, от своих работников, от покупателей и заказчиков.
Организации, осуществляющие расчеты наличными деньгами с населением, обязаны применять контрольно-кассовые машины. В этом случае покупателям и заказчикам в обязательном порядке выдается чек, которым подтверждается прием от них денежных средств. Чек действителен только в день его выдачи, в этот день по нему выдается товар или квитанция на выполненные работы, и одновременно с этим чек должен быть погашен проставлением штампа или надрыва в определенных местах. В остальных случаях прием денег от физических и юридических лиц производится по приходным кассовым ордерам.
Выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам, платежным или расчетно-платежным ведомостям и другим надлежащим образом оформленным документам (счетам, заявлениям на выдачу денег) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера.
Расчеты наличными денежными средствами за приобретаемые материальные ценности между юридическими лицами, а также между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями (т.е. физическими лицами, зарегистрированными в качестве предпринимателей без образования юридического лица) осуществляются с учетом лимита, устанавливаемого Центральным банком России как органом, регулирующим денежное обращение в РФ. В настоящее время он составляет 60 000 руб. по одному платежу. При этом под одним платежом, согласно разъяснению Банка России, нужно понимать расчеты одного юридического лица с другим в течение одного дня по одному или нескольким денежным документам. Например, при лимите 60 000 руб. по одному платежу покупатель -- юридическое лицо может платить другому юридическому лицу наличными деньгами ежедневно не более 60 000 руб., при этом денежных документов может быть один или несколько. Расчеты между юридическими лицами, в том числе и индивидуальными предпринимателями, могут осуществляться только на основании заключенных с ними договоров. Представитель юридического лица, с которым производится расчет, должен предъявить доверенность -- документ, удостоверяющий право лица, его предъявляющего, совершать от имени организации определенную операцию.
Кассир должен проверить наличие на этой доверенности подписи руководителя, печати и всех обязательных реквизитов. Обязательными реквизитами являются: наименование предприятия, номер его расчетного счета и наименование банка, в котором этот счет находится; срок действия доверенности; указание лица, которому доверяется получение материальных ценностей, их наименование и количество; образец подписи лица, получившего доверенность.
Бухгалтерский учет кассовых операций. Для учета поступления наличных денег в кассу и выдачи их из кассы в Плане счетов предназначен счет 50 "Касса". Этот счет активный, сальдо по дебету счета 50 "Касса" показывает остаток наличных денег в кассе. Все поступления денежных средств в кассу организации отражаются по дебету счета 50 "Касса", а выдача денег из кассы -- по кредиту этого счета. Корреспондирующий счет зависит от содержания хозяйственной операции.
Для учета наличности организации существует бухгалтерский счет 50, дебет счета показывает поступающие в кассу суммы от контрагентов, кредиты – выбывающие. Конечно сальдо отражает денежную сумму, имеющуюся в наличном виде в конкретный момент времени. Все операции с наличными денежными средствами должны быть отражены на этом счете.
Хозяйственные операции, связанные с движением наличных денежных средств, именуются кассовыми операциями. Помимо наличных денег, в кассе можно хранить денежные документы, к которым относятся, например, билеты, путевки.
К таким операциям относится поступление наличных средств и их выбытие.
Кассовые операции так же, как и любых других хозяйственные операции, выполняются на основании первичных документов (что это за документы читайте ). Бухгалтерский учет возможен только при наличии оправдательных документов.
Бланки кассовых документов имеют унифицированные формы, указанные ниже. При заполнении форм нужно помнить, что исправления в таких документах, как приходный и расходный ордер, не допускаются.
Первичные кассовые документы:
- КО-1 унифицированная форма, которой оформляется поступление (оприходование) наличных денежных средств, данная форма именуется «Приходный кассовый ордер»;
- КО-2 – типовая форма для отражения выдачи средств из кассы, наименование данного бланка «Расходный кассовый ордер»;
- КО-3 – указанные выше формы ордеров необходимо регистрировать в специально предназначенном для этого журнале унифицированная форма КО-3;
- КО-4 – это также один из обязательных документов, который необходимо вести на предприятии, именуется данная форма «Кассовая книга», в ней фиксируются все движения по кассе. Записи в эту книгу осуществляются на основании заполненных первичных приходных и расходных денежных документов. ИП данную книгу могут не вести, если они ведут учет доходов и расходов;
- объявление на взнос наличными в банк форма 0402001 применяется при сдаче наличных средств из кассы в банк;
- денежный чек на получение наличных используется при снятии наличных денег с расчетного счета.
Заполнение кассовых документов с возможностью скачать бланки и образцы вы найдете в .
Для использования расчетов наличными денежными средствами необходимо применение ККМ, для некоторых видов деятельности допускается использовать . В настоящее время приобретение кассового аппарата обойдется вам в 15000 руб.
Лимит кассы
Существует такое понятие, как «лимит кассы» – это сумма наличных денег, которую можно оставить по окончании рабочего дня. Данный показатель устанавливается юридическими лицами самостоятельно на основании распорядительного документа. ИП и малые предприятия могут не устанавливать лимит.
Сумма средств сверх лимита по окончании рабочего дня перемещается на расчетный счет организации, то есть сдаваться в банк, при этом необходимо заполнить форму 0402001 – объявление на взнос наличными.
Деньги сверх лимита могут храниться только в том случае, если они предназначены для выплаты персоналу зарплаты, а также социальных выплат, при этом они могут находиться в кассе предприятия 3 дня, в эти 3 дня следует также включить день, когда получены деньги в банке. Также деньги могут остаться, если кассовые операции в организации выполнялись в выходной или праздничный день, когда нет возможности сдать эти деньги в банк.
Получить с расчетного счета в банке наличные деньги организация может только на следующие цели:
- на выплату заработной платы персоналу,
- на оплату расходов, связанных с командировкой,
- на различного рода хозяйственные нужды.
Получить наличные деньги можно на основании денежного чека.
Для ведения кассы, как правило, нанимается специальный человек – кассир. Также обязанности данной должности может выполнять бухгалтер или сам руководитель (если организация небольшая). Учет кассовых операций регулируется определенными законодательными документами.
Для учета наличия и движения денежных средств в кассе предприятия используется активный счет 50 "Касса". Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца; оборот по дебету – суммы, поступившие наличными в кассу (и поступившие денежные документы), а по кредиту – суммы, выданные наличными (и выданные денежные документы).
К счету 50 "Касса" могут быть открыты субсчета:
- 50/1 "Касса организации";
- 50/2 "Операционная касса";
- 50/3 "Денежные документы".
Субсчет 50/1 предназначен для учета денежных средств в кассе организации, когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, к счету 50 должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.
Субсчет 50/2 предназначен для учета наличия и движения денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п.
Субсчет 50/3 предназначен для учета находящихся в кассе организации ценных бумаг (бланки трудовых книжек, оплаченные курортные путевки, оплаченные авиабилеты, почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки и другие денежные документы). Денежные документы учитываются на счете 50 "Касса" в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.
Основанием для записей по счету 50 "Касса" служат отчеты кассира.
Для учета кассовых операций в бухгалтерии ведут специальные регистры: журнал-ордер № 1 и ведомость № 1 по счету 50 "Касса".
В журнале-ордере № 1 кассовые операции записываются по кредиту счета 50 "Касса", а в ведомости № 1 – по дебету счета 50 "Касса".
Основанием для заполнения журнала-ордера № 1 и ведомости № 1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов. Однако при незначительном количестве кассовых документов допускается записи операций в регистры производить не ежедневно, а за 3–5 дней, в целом по нескольким отчетам кассира. В этом случае в графе "Дата" указываются начальные и конечные числа, за которые производятся записи, например: 1–3, 15–17 и т.д.
Итоги за день (несколько дней) в разрезе корреспондирующих счетов устанавливаются путем подсчета сумм однородных операций, отраженных в кассовом отчете или приложенных к нему документах, согласно бухгалтерской разметке, предварительно проставляемой в отчете кассира или на документах.
Остаток средств в кассе приводится в ведомости только на начало и конец месяца. На протяжении месяца для контроля и оперативных целей используются данные об остатках средств, показанные в отчетах кассира.
Рассмотрим типовые проводки по учету кассовых операций (табл. 10.2).
Таблица 10.2
Учет кассовых операций
|
Корреспондирующие счета |
||
|
С расчетного счета предприятия денежные средства внесены в кассу |
||
|
Получены наличные деньги от покупателей и заказчиков за реализованную продукцию |
||
|
Возврат подотчетным лицом неиспользованных денежных средств |
||
|
Поступили деньги, внесенные работником организации в погашение задолженности по ссудам, займам, за товары, проданные в кредит, а также в погашение причиненного материального ущерба |
||
|
Поступили суммы взносов (вкладов) в уставный (складочный) капитал организации, внесенные учредителями (участниками) |
||
|
Отражено поступление сумм, связанных с предоставлением за плату во временное пользование активов организации |
||
|
Обнаружен излишек денежных средств кассы |
||
|
Получен краткосрочный заем (кредит) |
||
|
Сдана в банк выручка, депонированная зарплата и т.п. |
||
|
Погашена задолженность наличными деньгами перед поставщиками и подрядчиками; выдан аванс поставщику под предстоящую поставку материалов, сырья и прочих активов |
||
|
Выплачены пособия (по временной нетрудоспособности, по случаю рождения ребенка, по уходу за ребенком в возрасте до полутора лет и др.) из средств Фонда социального страхования РФ |
||
|
Выплачена заработная плата, выдан аванс за первую половину месяца |
||
|
Выданы наличные деньги подотчетному лицу на хозяйственные нужды, на командировочные расходы; выдано в возмещении допущенного перерасхода |
||
|
Выплачены дивиденды от участия в организации |
||
|
Выплачена депонированная заработная плата и прочие депонированные суммы |
||
Учет операций с наличной иностранной валютой в большинстве организаций связан с оплатой заграничных командировок. Порядок покупки и выдачи иностранной валюты, дорожных чеков уполномоченными банками определяется ЦБ РФ в соответствии с Федеральным законом от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле".
Приобретение иностранной валюты с целью направления работников организации в служебные командировки за пределы Российской Федерации, помимо поручения на покупку валюты, производится на основании заявки на получение иностранной валюты, приказа о направлении работника в командировку, приказа о норме суточных расходов.
Приобретенную валюту уполномоченный банк выдает вместе со справкой о покупке (форма № 0406007), выписанной на имя каждого командируемого работника или на имя старшего группы.
С 1 сентября 2008 г. по указанию ЦБ РФ от 14 августа 2008 г. № 2054-У "О порядке ведения кассовых операций с наличной иностранной валютой в уполномоченных банках на территории Российской Федерации" прием наличной иностранной валюты для зачисления (перечисления) на банковский счет клиента, выдача наличной иностранной валюты с банковского счета клиента должны осуществляться по приходному кассовому ордеру (форма № 0402008) и расходному кассовому ордеру (форма № 0402009).
При наличии операций в наличной иностранной валюте записи в бухгалтерском учете производятся в рублях в суммах, определенных путем пересчета иностранной валюты по курсу ЦБ РФ, действующему на дату совершения операции. Одновременно указанные записи производятся непосредственно в иностранной валюте.
При учете денежных средств в иностранной валюте следует руководствоваться нормами ПБУ 3/2006 "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте".
Рассмотрим типовые бухгалтерские проводки по учету кассовых операций в иностранной валюте (табл. 10.3).
Таблица 10.3
Учет кассовых операций в иностранной валюте
|
Первичный документ |
Корреспондирующие счета |
||
|
Приходный кассовый ордер |
В банке получены денежные средства в иностранной валюте на командировочные расходы |
||
|
Расходный кассовый ордер |
Выдана валюта под отчет командирован ному лицy |
||
|
Авансовый отчет, приходный кассовый ордер |
Работником возвращена в кассу организации неиспользованная сумма валютных денежных средств, выданных ему на командировочные расходы |
||
|
Бухгалтерская справка-расчет |
При изменении курса рубля остатки наличной иностранной валюты в кассе переоцениваются:
|
||
|
Расходный кассовый ордер, выписка банка по валютному счету |
Отражено внесение наличной валюты на текущий валютный счет организации в банке |
||
Примечание:
- 1 Субсчет "Валютная касса".
- 2 Субсчет "Текущий валютный счет".
В кассе организации помимо наличных денежных средств могут храниться документы строгой отчетности (денежные документы, ценные бумаги, бланки строгой отчетности). К денежным документам относятся почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, проездные билеты на транспорт, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы, которые подлежат учету по фактической стоимости приобретения на счете 50 "Касса", субсчет 3 "Денежные документы". Денежные документы хранятся в несгораемом шкафу кассы организации до передачи по назначению (например, под отчет).
Лицом, материально ответственным за хранение денежных документов, является кассир организации.
Рассмотрим типовые записи по учету приобретения и выдачи денежных документов (табл. 10.4).
Бланки строгой отчетности – это документы определенной формы, в которых предусмотрены необходимые реквизиты. Их унификация и стандартизация способствуют ускорению и упрощению процессов составления документов.
Таблица 10.4
Учет операций по приобретению и выдаче денежных документов
|
Первичный документ |
Корреспондирующие счета |
||
|
Счет, авансовый отчет |
Оприходованы в кассу денежные документы, приобретенные за наличный расчет |
||
|
Счет (накладная) |
Оприходованы в кассу денежные документы, приобретенные в безналичном порядке (оплаченные с расчетного счета) |
||
|
Ведомость выдачи путевок, приказ руководителя организации, бухгалтерская справка-расчет |
Выдана путевка работнику организации за полную стоимость или с частичной оплатой:
|
||
|
Выданы проездные документы работнику, направляемому в командировку |
|||
|
Журнал учета приема и выдачи денежных документов |
Выданы под отчет почтовые марки, марки государственной пошлины и др. для использования указанных документов по назначению |
||
|
Отражена сумма выявленной недостачи при инвентаризации денежных документов |
|||
|
Инвентаризационная опись, бухгалтерская справка |
Отражена сумма потерь денежных документов в связи с чрезвычайными обстоятельствами |
||
К бланкам строгой отчетности план счетов бухгалтерского учета относит квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товарно-сопроводительных документов и т.п. Они учитываются на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности".
Рассмотрим типовые записи по учету документов и бланков строгой отчетности (табл. 10.5).
Таблица 10.5
Учет операций по приобретению, списанию, продаже бланков строгой отчетности
Начиная с бухгалтерской отчетности за 2011 г. предприятия обязаны представлять отчет о движении денежных средств, в том числе по оборотам, совершаемым по кассе в соответствии с нормами ПБУ 23/2011 "Отчет о движении денежных средств".
Приветствую! Сегодня мы продолжим изучать участок бухучета денежных средств. Следующим его представителей (наряду с расчетным счетом) является учет денег в кассе фирмы. Пожалуй, это тоже самый простой участок в работе.
Учет денежных средств в кассе - минимум теории
Бухгалтерский счет учета по кассе - это счет с кодом 50. На этом счете ведется учет информации о деньгах в кассе предприятия. Эти деньги называют наличными, в обиходе - НАЛ. Весь бухгалтерский участок касса можно описать буквально несколькими ключевыми терминами:
- Лимит денежных средств в кассе
- Ограничение на максимальную сумму расчетов с контрагентами по кассе
- Два основных первичных документа кассы
- Специальный отчет по кассе.
- Специальный документ, предназначенный для выдачи заработной платы.
Лимит денежных средств
В кассе каждый день может храниться сумма денег, не превышающая некоторый лимит. Лимит или ограничение суммы определяется банком, по согласованию с руководителем предприятия. Сумма лимита - это сумма денег, необходимая предприятию для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдача командировочных, выплата заработной платы и др. Сумма лимитов может пересматриваться в связи с возрастающей потребностью фирмы.
Организации, не ИП, излишек наличных денег обязательно сдают в банк на расчетный счет. Для этого, если суммы большие, предприятия пользуются услугами инкассации, которые в конце дня приезжают и забирают излишек. В конце месяца фирма-инкассация выставляет нашей фирмы суммы по оказанным услугам.
Единственный случай, когда в кассе разрешается иметь суммы сверх лимита - это дни выплаты заработной платы. И то, есть ограничение в количестве дней - от 3-х до 5. Сумма не выданной заработной платы помечается в бухучете, как депонированная и деньги сдаются в банк.
Ограничение расчетов наличными деньгами
Для начала вспомним, кто такие контрагенты - это участники рынка, с которыми взаимодействует наше предприятие. Участниками могут быть организации, индивидуальные предприниматели и физические лица. Все они взаимодействуют между собой и осуществляют взаиморасчеты наличкой, т.е. через кассу.
Когда взаимодействие происходит между организациями и физическими лицами - ограничений нет.
Между организацией и другими организациями, между организацией и ИП - существует ограничение в 100000р. в рамках одного договора. Т.е. выплатить или получить деньги можно только в сумме не больше 100000р. по одному договору. Если сумма договора больше, то остальные платежи придется осуществлять через расчетный счет. Либо составлять несколько договоров, отличающихся друг от друга. Придумывание новых немного разных договор делается для того, чтобы контролирующие органы не посчитали их сделанными специально для обхода ограничения в 100000р.
Первичные документы для учета денежных средств в кассе
Суть работы участка кассы - это взаиморасчеты с контрагентами, сотрудниками, а также выдача денег подотчетным лицам на оплату нужд самого предприятия. Самые основные первичные документы в бухучете по учету кассы - это:
- Приходный кассовый ордер (ПКО)
- Расходный кассовый ордер (РКО)
- Платежная, либо Расчетно-платежная ведомость
Назначение ПКО и РКО - зарегистрировать прием, либо выдачу денег по кассе. Эти документы не должны иметь исправлений, помарок. Если нужно что-то исправить - выписывается новый документ.
В работе кассира, кроме создания по кассе ПКО и РКО, существует еще одно действие, выполняемое в конце дня. Этим действием будет создание и распечатка специального отчета под названием «Кассовая книга».
Отчет «Кассовая книга» - это специального вида реестр, собирающий за день все движения по кассе: все ПКО и РКО. Кассовая книга показывает остаток в кассе на начало дня, все приходы за счет ПКО, расходы за счет РКО и остаток на конец дня.
Документ «Платежная, либо Расчетно-платежная ведомость» - это документ больше для расчетчика заработной платы. Для кассы (т.е. для кассира) используется печатная форма этого документа для выдачи наличных денег по заработной плате. В печатной форме «расчетно-платежная ведомость» сотрудник расписывается за полученные деньги. В конце дня кассир подводит итог всех выплаченных сумм и делает один общий РКО на итоговую сумму. Печатную форму РКО кассир подкалывает к печатной форме «Платежная, либо Расчетно-платежная ведомость»
Примеры первичных документов для работы денежными средствами по кассе
Взаимодействие учета денежных средств с другими счетами
Как только встречается слово взаиморасчеты по кассе, так сразу же должно всплывать словосочетание «поставщики», «покупатели», «сотрудники». Добавьте сюда еще участок подотчетных лиц и расчетный счет. И все. Это самые используемые на фирмах участки бухучета, работающие с кассой.
Теперь сразу небольшое практическое задание. Выпишите счета бухучета, с которыми, по-вашему мнению, задействован счет кассы (50)
Как выглядит в плане счетов
Сейчас настало время заглянуть в план счетов и посмотреть, как выглядит бухгалтерский счет в программе 1С Бухгалтерия. Давайте попробуем рассказать про счет и «предсказать», что мы ожидаем увидеть, когда начнем с ним работать. Ок?
Характеристики по 50 счету говорят нам, что счет :
«Аналитический» , поскольку имеются субсчета и субконто «Движения денежных средств». Таким образом, вся информация о наличности предприятия уже детализируется.
«Активный» - видим букву «А»
Вспоминаем, счет «Активный», значит информация с него в Балансе пойдет в таблицу Актив. Приход всех денег будет отображаться в Дебете счета, а расход пойдет в Кредит счета. Остаток по счету может быть только в Дебете либо 0.
Субконто «Движение денежных средств» , чем оно нам интересно? Дело в том, что это субконто разделяет информацию по кассе на более подробную, показывая нам Как двигаются наличные денежные средства. (кстати, помните, такое же субконто есть у 51 счета) Посмотрите на реальный отчет по кассе в "ОСВ по счету 50"
Дополнительно
Бухгалтер, работающий на участке касса, несет полную материальную ответственность за вверенные ему деньги: их учет, контроль и остаток.
Отчет «кассовая книга» имеет свою последовательную нумерацию и составляется только в те дни, когда были хоть какие-то движения по кассе. В те дни, когда не было ни одного ПКО или РКО - отчет «Кассовая книга» не составляется.
Выдача заработной платы, когда получателем является не сам сотрудник, а кто-то за него, тогда кассир требует доверенность.
Также доверенность требуется от представителя поставщика, если он пришел в кассу нашего предприятия получить деньги за что-то, что мы у него купили.
